PENGETAHUAN DASAR IMPLEMENTASI 5S: PENDAHULUAN

PENDAHULUAN

Tujuan

Tujuan utama yang melatar-belakangi implementasi program 5S ini terkait dengan 4M sumber daya manusia (4M: Manusia, Mesin, Metode, dan Material). Program 5S merupakan satu alat yang efektif untuk meningkatkan kebiasaan positif para pekerja, karena program ini terbukti efektif, dalam mengurangi biaya produksi, waktu lead time yang lebih pendek, output yang berkualitas dan mengurangi timbulnya kecelakaan dengan adanya kondisi kerja yang lebih baik.

Definisi 5S

Definisi yang luas dari 5S adalah memanfaatkan tempat kerja (yang mencakup peralatan, dokumen, bangunan dan ruang) untuk melatih kebiasaan para pekerja dalam usaha meningkatkan disiplin kerja yang dimulai dengan S1-Ringkas-Pemilahan (Seiri), S2-Rapi-Penataan (Seiton), S3-Resik-Pembersihan (Seiso), S4-Rawat-Pemantapan (Seiketsu).  S1, S2 dan S3 dimulai pada saat bersamaan yang sesuai dengan prosedur standard yang ditetapkan pada S4. Apabila karyawan telah memenuhi seluruh kegiatan tersebut di atas, maka ia telah memperoleh status S5-Rajin-Disiplin (Shitsuke) atau telah ikut serta sepenuhnya dalam pengembangan kebiasaan-kebiasaan kerja yang baik sesuai aturan yang ditetapkan.

Prosedur Pelaksanaan Program 5S

Sebelum mengimplementasikan program 5S ini kita harus melakukan berbagai persiapan (sama seperti memulai kegiatan lainnya), jika tidak demikian berbagai masalah bisa saja muncul kemudian dalam proses implementasinya sehingga dapat menghilangkan motivasi karyawan dan menyebabkan seluruh proses terhenti. Prosedur persiapan terbagi dalam tahapan :

  • Menetapkan Sasaran dan Tanggung jawab pada struktur Manajemen
  • Pembagian Area Tanggungjawab
  • Penyusunan Buku Pedoman
  • Pembelajaran
  • Persiapan Papan 5 S

Tahapan – tahapan persiapan 5 S akan dibahas di bawah ini.

Menetapkan sasaran dan tanggungjawab pada struktur Manajemen.

Dalam mengelola organisasi, sasaran untuk setiap misi harus ditetapkan oleh pemangku jabatan tertinggi dalam organisasi tersebut. Selain itu pendelegasian tanggungjawab bagi masing-masing anggota organisasi ditetapkan sejelas-jelasnya dan setepat mungkin sebagaimana terlihat dalam diagram pada lampiran 1

Peran dan tanggungjawab masing-masing fungsi:

  • Administrator
    • Menerbitkan Kebijakan Tahunan 5S
    • Berpartisipasi pada ‘Company Big Cleaning Day’.
    • Ikut serta dalam 5S Top Management Audit.
    • Men-support dan mempromosikan aktivitas 5S
  • Promotor
    • Bertanggungjawab terhadap progress aktivitas 5S pada departemen-departemen yang dipimpinnya.
    • Berpartisipasi pada ‘Company Big Cleaning Day’.
    • Menjadi Auditor pada saat Top Management Audit.
    • Mempersiapkan Laporan Bulanan Progress 5S Departemen.
  • Facilitator
    • Bertanggungjawab terhadap progress aktivitas 5S pada section yang dipimpinnya.
    • Berpartisipasi pada ‘Company Big Cleaning Day’.
    • Ikut dalam Audit 5S Mandiri bersama ‘Small Group’ pada section-nya.
    • Mempersiapkan Laporan Bulanan Progress 5S Section.
  • Kelompok 5 S
    • Mengimplementasikan aktivitas 5S.
    • Berpartisipasi pada 5S Big Cleaning di departemennya.
    • Menjadi Auditor pada saat 5S Mandiri.

Pembagian area tanggungjawab.

Pembagian area tanggungjawab untuk kegiatan 5S ini berdasarkan pada struktur organisasi yang ada. Seluruh bagian organisasi akan bertanggungjawab pada suatu area tertentu dengan mempertimbangkan area kerja masing-masing departemen sampai dengan masing-masing personel. Contoh pembagian area tanggungjawab dapat dilihat pada Lampiran 2

Penyusunan buku pedoman.

Buku pedoman 5S yang disusun haruslah sesuai dan sejalan dengan bisnis yang dilakukan. Buku pedoman ini menyediakan   instruksi pemecahan permasalahan di tempat kerja, juga untuk setiap masalah yang tak terprediksi sebelumnya. Berikut langkah perbaikan yang harus diambil yang bisa dijadikan referensi bagi para pengguna buku ini. Buku panduan ini akan direview setia 6 bulan dan dilakukan revisi seperlunya berdasarkan review yang dilakukan.

Pembelajaran.

Pelaksanaan pembelajaran ini terbagi di dalam  tiga bagian sebagai berikut:

    • Pelatihan – dalam hal ini diperlukan kejelasan tentang kebutuhan pelatihan bagi karyawan. Pelatihan idealnya diselesaikan sebelum Kick-Off dimulai. Sebaiknya dilakukan ‘pra-test’ dan ‘pasca-test’ bagi para karyawan, dan hasil tes tersebut harus disimpan dengan baik untuk keperluan referensi di kemudian hari.
    • Kunjungan – kunjungan ke lokasi atau perusahaan lain yang sudah sukses menerapkan 5S akan amat membantu mengungkapkan ide pengimplementasian program 5S yang sesuai dengan tempat kerja masing-masing. Kepala Departemen mengatur kunjungan ini bersama para supervisor dan staffnya.
    • Promosi – pada kegiatan promosi ini ada dua hal utama yang ingin dicapai, yaitu pembelajaran 5S dan upaya untuk mendorong  karyawan agar mengerti arti penting dari implementasi 5S. Pencapaiannya tergantung dari keefektifan berbagai sarana yang digunakan seperti poster, spanduk, logo, baju dengan cetakan 5S, kompetisi slogan, gambar dan pameran.

5S Activity Board (Papan Informasi 5S).

Ada 3 prinsip utama dalam penyajian Papan 5S ini:

      • Penetapan tanggungjawab secara jelas.
      • Melihat progress yang sudah dicapai oleh setiap kelompok.
      • Kejelasan tentang rencana bulanan yang membuat hasil akhirnya lebih mudah terlihat.

Setiap satu kelompok 5S dipimpin oleh seorang Group Leader, di mana kinerja kelompoknya dipresentasikan dalam satu Papan 5S (5S Board). Kelompok ini melakukan ‘updating’ goal yang ditetapkan setiap bulannya, sebagai mana terindikasi pada jadwal kerja tahunan. Informasi pada Papan 5S berupa aktivitas yang dilakukan, hasil audit serta foto-foto sebelum dan setelah perbaikan.

Big Cleaning Day

Aktivitas Big Cleaning Day ini diperlukan sebagai titik awal atau titik balik implementasi 5S yang terdiri dari penerapan S1, S2 dan S3 secara bersamaan yaitu merapikan tempat kerja atau meja kerja, menyortir alat, menyapu  dan membersihkan tempat kerja. Disarankan agar prosedur ini dilakukan setiap tahun atau setiap 6 bulan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Jika mungkin, selama satu hari penuh dapat dimanfaatkan untuk melakukan pembersihan dengan menghentikan semua kegiatan beban kerja normal dan menjadikannya hari yang penting bagi organisasi dengan kerja sama semua staf, mulai dari eksekutif berkedudukan tinggi sehingga staf biasa. Dalam melakukan pembersihan massal ini kita harus mencatat beberapa hal sebagai berikut:

  1. Banyaknya staf yang ikut serta dalam kegiatan pembersihan (dalam rupiah).
  2. Banyaknya sampah yang telah dibersihkan (dalam kg).
  3. Jumlah perolehan tunai dari kelanjutan aktivitas menjual sampah (dalam Rp).
  4. Jumlah uang yang digunakan dalam kegiatan Big Cleaning Day (dalam Rp).

Kick Off

Kick Off  bertujuan untuk menyatakan komitmen dan janji satu sama lain antar departemen dan semua organisasi, bahwa masing-masing karyawan akan turut berpartisipasi dalam melaksanakan dan mensukseskan implementasi 5S.

Share and Enjoy: These icons link to social bookmarking sites where readers can share and discover new web pages.
  • MisterWong
  • Y!GG
  • Webnews
  • Digg
  • del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • blogmarks
  • Blogosphere News
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Squidoo
  • Technorati
  • YahooMyWeb
  • Socialogs
  • email
Posted in: Re-Engineering

About the Author:

36 Comments on "PENGETAHUAN DASAR IMPLEMENTASI 5S: PENDAHULUAN"

Trackback | Comments RSS Feed

  1. nurul says:

    Penjelasan yang sangat komplit. Kalo diijinin, boleh nggak saya mengambil materi dari penjelasan ini untuk dijadikan buku panduan. Terima kasih, mohon jawabannya

  2. Chief Editor says:

    Silakan Bu Nurul,

    Tulisan ini saya ambil dari buku panduan yang saya dan team susun untuk memulai menerapkan 5S di salah satu tempat saya dulu bekerja. Kalau berminat bisa saya kirim softcopynya ke Ibu. Jadi tinggal dimodifikasi sana sini. Kontak saya (Avis) di 021-71131141

    Saya tunggu juga sharing pengalaman Ibu untuk bisa dimuat di Portal komunitas ini.

  3. maya says:

    Diperusahaan, kebetulan saya yang ditunjuk untuk menangani 5S dan ISO 9001:2000. saat ini, antusiasme karyawan terhadap 5S sedang menurun, untuk melakukan self audit saja mereka sudah ogah2an. kira2, hal apa yang bisa saya lakukan untuk membangkitkan semangat karyawan terhadap 5S.
    untuk buletin 5S, slogan, poster dan spanduk, bisakah saya dikirimi contoh soft filenya (gambarnya).

    Terimakasih sebelumnya

  4. nurul says:

    Thanks atas tanggapannya pak Avis. Saya tunggu kiriman soft copinya.

  5. Anita says:

    Tulisannya lengkap banget. Begini Pak Avis, kebetulan di tempat kerja saya akan ada pelatihan tentang 5s, dan materi yang bapak tulis sangat lengkap sekali. Kalo diijinin, boleh tidak ya saya ambil materi bapak untuk bahan pelatihan. Terima kasih.

  6. suwignyo says:

    Salam 5S

  7. Agung WS says:

    Sangat lengkap dan jelas.P. Avis boleh minta soft copy gak ya, kebetulan saya sebagai MR S untuk SMM ISO 9001:2000, dan 5S sepertinya sejalan dengan itu. Dan saya rasa ini cara awal yang paling mudah untuk sosialisasi ISO. Dan kalo diijinkan juga bolehkan saya pakai untuk presentasi ke seluruh karyawan, sekalian gambar ato posternya.
    Thank sebelumnya.

  8. Salam kenal,
    Buat Pak Avis saya minta izin buku panduannya sebagai bahan training 5 S. Insya Alloh tahun 2009 ini kita akan mula menerapakan 5 S. terima kasih

  9. Chief Editor says:

    Salam Kenal juga Pak Kamil,

    Silakan Pak,

    Silakan dipakai bahan-bahan dalam website ini untuk bahan training di perusahaan Anda. Sebisa mungkin logo dari Indosdm / URl websitenya bisa di tarok di salah satu slide yang digunakan. Sesuai dengan ketentuan dalam tulisan di bagian kiri bawah website ini

    Semoga berhasil penerapan 5S nya dan suatu saat bisa memberi feed back dan kontribusi sebagai sharing experience untuk komunitas Indosdm

    Salam

    Avis

  10. Fitri says:

    Ass…

    saya bekerja di salah satu departemen pemerintahan di bagian kepegawaian. untuk kedepannya, saya berharap untuk bisa menerapkan 5S di kantor. ada advis buat saya? klo boleh saya juga berharap bisa dapat softcopy nya 5S yang bisa dikirim ke email saya, terima kasih sebelumnya.

    Regards,

  11. Irwan says:

    Di perusahaan kami saat ini sedang gencar-gencarnya sosialisasi dan implementasi 5S. Saya berharap anda berkenan mengirimkan soft copy guide tentang implementasi 5S

  12. Chief Editor says:

    Dear Pak Irwan,

    Anda sudah mencoba mendownload buku panduan tentang 5S yang terdapat di link http://indosdm.com/buku-pedoman-5s ? Beritahu kami lebih detail jika Anda memerlukan acuan lainnya. Detail ya pak, bisa lebih mudah mengfollow upnya.

    Makasih Pak sudah bersedia berkunjung…

    Salam
    Avis

  13. Irwan says:

    saya telah menjadi member di forum ini. saya ingin mendownload buku panduan 5s. akan tetapi setelah berkali-kali mencoba saya selalu gagal. apa masalahnya?

  14. Chief Editor says:

    Dear Pak Irwan,

    Anda mesti dalam keadaan login bila mau download bukunya pak, tidak sekedar daftar jadi anggota saja. Silakan login dari kotak coklat di sebelah kanan bawah. Setelah itu scroll ke atas untuk download bukunya.
    BILA ANDA TIDAK BISA LOGIN, PASTIKAN ANDA TELAH VERIKASI REGISTRASI DA AKTIVASI PENDAFTARAN YANG DIKIRIM VIA EMAIL YANG ANDA CANTUMKAN DI FORMULIR

    Bila masih tidak bisa, mungkin bisa anda coba tanyakan pada tim IT kantor Anda, kalau2 sistem security di kantor Anda tidak membolehkan mendownload langsung file dengan extention MS Office (.doc).

    Mungkin Anda juga bisa mengirim pesan error yang terjadi pada kami, karena sampai saat terakhir sebelum menulis pesan ini, saya mencoba sistem di Indosdm.com, dan tidak menemukan kejanggalan / error apa–apa. Semua normal dan saat saya coba mendownload dari beberapa lokasi, semua file dapat terdownload dengan baik.

    Selamat mencoba lagi ya pak..kadang-kadang semua hal perlu perjuangan dan kecermatan pak…jangan menyerah…dan semoga berhasil…

    Salam

    Avis

  15. anggreny says:

    salam kenal..
    saya mahasiswa jurusan Teknik Industri yang ingin membuat tugas akhir dengan topik Lean Manufaktur..
    salah satu tool yang ingin saya terapkan pada penelitian saya adalah mengenai 5S.
    kalau boleh, saya ingin bertanya diamana saya bisa memperoleh materi yang lengkap mengenai 5S dan juga tools lain yang berhubungan dengan dengan penerapan Lean pada perusahaan,,
    mohon tanggapan dan jawabanny..
    terima kasih..

  16. yogi says:

    Dear Pak,

    Salam kenal, dalam waktu dekat perusahaan tempat saya bekerja akan menerapkan 5s, sebagai langkah awal pihak manajemen akan mentraining para karyawannya. Mohon izin untuk mendownload informasi mengenai 5s sebagai bahan referensi awal kami.

    Dan saya sangat berharap anda dapat mengirimkan soft copy atau informasi apapun mengenai 5s tersebut.

    Terima kasih..

    Salam

    Yogi

  17. jitoslt says:

    sebelumnya terima kasih dan salam kenal,semoga dengan buku pedoman ini bisa menanbah pengetahuan saya berkaitan dengan 5s,yang memang diperusahan tempat saya bekerja,memang gencar-gencarnya menjalankan 5s.terima kasih

  18. Saya selalu bingung harus mulai dari mana karena selalu harus membangun kultur SDM dulu

  19. suryadi says:

    terima kasih untuk penjelasan mengenai 5s yang diterbitkan online ini. saya sedang menjalankan program lean manufacturing di perusahaan saya penjabaran di atas sangat membantu saya…tapi kalo boleh saya minta soft copynya. tolong di e-mail ke alamat saya di adzraaqeela@yahoo.co.id. terimakasih

  20. hebron says:

    Penjelasannya sangat bagus.

  21. wijaya says:

    salam kenal ,saya terkesan atas tulisan 5s ini,bisakah saya mendapatkan contoh mengenai 5s activity board ?
    terimakasih

  22. Feri says:

    Salam kenal.
    Luar biasa, waktu saya kuliah penjelasan 5S begitu sederhana. Tidak disangka kalau diimplementasikan ke perusahaan jadi sedemikian rumitnya.
    Di perusahaan tempat saya kerja belum ada penerapan manajemen 5 S, kalau boleh saya minta referensinya (soft copy) untuk penyampaian ke manajemen, bisa dikirim ke jhony_boys@yahoo.com
    Terima kasih

  23. linny says:

    Minta tolong bisakah buku pedoman 5S diemail ke saya karena saya sudah mencoba download tidak bisa.

    Thx

  24. Priyantono says:

    Dear Author,
    jika di ijinkan saya mohon agar author berkenan mengirimkan soft copy hal-hal yang berkenaan dengan 5S,karena di perusahaan saya bekerja juga sedang mengalakan program 5S tersebut.

  25. wwcall says:

    Terima kasih atas artikelnya, mungkin saya termasuk ketinggalan, tapi lebih baik telat dari pada tidak tau..Saya ciba download kok filenya sudah ga ada ya. Apa bisa dibantu untuk kirim ke wahyudiwibowo@yahoo.com , Terima kasih

  26. awaluddin says:

    Dear author,

    saya mahasiswa yang sedang ada tugas yang membahas tentang 5S diperusahaan. Saya sudah membaca tentang beberapa artikel yang membahas tentang 5S diweb ini, baik sekali pembahasannya, saya juga sudah mencoba untuk mendownload bukunya tetapi sepertinya sudah tidak ada. Bisakah saya minta untuk di kirim ke email saya untuk lebih lengkapnya?

    email saya ss_babeh39@yahoo.com. terimakasih

  27. Hisson says:

    Saya juga mahasiswa T.Industri yg sedang membahas topik 5S. Bolehkah saya mendapatkan buku pdf nya? alamat email saya his_son_gs@hotmail.com. Trima kasih atas bantuannya..

  28. Iswanto. Mamentiwalo says:

    Selamat siang.. saya tertarik dengan pembahasan mengenai 5S Namun saya sudah mencoba download tapi tidak bisa.
    Saya ingin mengetahui lebih detail lagi Tentang cara mengimplementasikannya kelapangan mulai dari pembentukan Organisasinya sampai cek periodiknya & Format2 seperti apakah yang harus kita terapkan agar aktifitas 5S Bisa berjalan secara efective Mohon diberi petunjuk.
    Alamat email saya. iswanto_m@mipp.co.id Terimakasih.

  29. Muji Mulyono says:

    salam kenal pak Avis,
    mohon dikirimin soft copynya dong,terima kasih banyak sebelumnya

  30. Muji Mulyono says:

    Oh iya mohon maaf lupa alamat emailnya pak Avis.muji@cubicindonesia.com

  31. DARMAWAN says:

    Selamat siang, saya ingin mengenal banyak lagi tentang 5S, dimana saya masih kurang tentang 5S mohon dikirimkan softcopy nya tentang 5S via email saya di darmawanferrara@yahoo.co.id

  32. Ivo Savitri says:

    Hallo..

    Saya sangat tertarik dengan 5 S. Klo boleh saya minta tolong dikirimkan soft copynya ke imel saya.insyallah akan sangat membantu dalam penerapan 5S di pabrik kami.

    Terima kasih.

  33. kangmirzy says:

    Selamat Siang Pak…
    Mohon bantuannya pak untuk bisa mendapatkan buku pedoman 5S

    Saya mau mendownload Buku Pedoman 5S
    Saya sudah melakukan register sebagai anggota dan saya sudah menerima konfirmasi tentang user name dan password pada email saya. ketika saya login dan memasukkan nama serta passwordnya dan akan mendownload buku 5s tersebut ternyata munculnya pesan erro sebagai berikut :

    Invalid File ID or File Name

    Mohon bantuannya karena saya membutuhkan buku pedoman tersebut untuk saya terapkan pada siswa kami.
    Bila berkenan filenya bisa dikirim ke :

    kangmirzy@gmail.com

    Terima kasih atas perhatiannya

  34. sandy says:

    Salam 5S

  35. Toyo says:

    Dear Mentor,

    saya mohon dapat dikirim soft copy buku panduan 5S(5R) lengkap.
    Terima kasih.
    martoyo3@yahoo.com

Post a Comment