TEAM BUILDING TRAINING – Handout Komunikasi

KOMUNIKASI adalah pertukaran informasi antara dua pihak atau lebih, sehingga pihak-pihak yang berkomunikasi mengetahui informasi tersebut.

TUJUAN KOMUNIKASI

  • Memberikan informasi.
  • Menjelaskan hubungan antara informasi yang satu dengan yang lain (sebab akibat, alasan dan tujuan).
  • Menimbulkan niat untuk melaksanakan informasi
  • Membuat keputusan untuk melaksanakan niat tersebut.
  • Melaksanakan keputusan dalam tindakan nyata.

Komunikasi dalam memimpin berarti kemampuan untuk mempersuasi dalam rangka mencapai konsensus.

PROSES KOMUNIKASI

MACAM-MACAM KOMUNIKASI :

  • Searah – dua arah
  • Lisan – tertulis
  • Bahasa kata-kata – bahasa tubuh, isyarat, lambang
  • Resmi – tidak resmi
  • Langsung – tidak langsung

HAL-HAL YANG MEMPENGARUHI KOMUNIKASI :

  • Peran pendengar – pembicara, perlu terjadi bergantian. Mendengarkan dengan penuh perhatian dan berbicara dengan jelas dan ekonomis.
  • Pandangan terhadap orang yang diajak berkomunikasi dan kondisi diri pada waktu berkomunikasi .
  • Waktu dan tempat dilaksanakannya komunikasi.
  • Keterbukaan, kesediaan untuk memberikan informasi yang diketahui dan kesediaan untuk menerima informasi yang berasal dari pihak lain. Berpandangan jernih, tidak berprasangka.
  • Keselarasan arti lambang, kesepakatan tentang lambang yang dipergunakan dalam berkomunikasi. Dalam hal ini yang perlu diperhatikan adalah latar belakang pendidikan, budaya, agama dan status sosial ekonomi.
  • Keutuhan informasi dalam kaitan dengan macam-macam komunikasi yang digunakan.
  • Untuk setiap tujuan komunikasi perlu dipertimbangkan teknik komunikasi yang sesuai. Diperlukan kepekaan, latihan dan kreativitas untuk menentukan bentuk komunikasi yang paling tepat.

Penghayatan orang saat mengalami KOMUNIKASI SEARAH tanpa mendapat kesempatan untuk bertanya :

  • bingung, kesal, jengkel, tidak puas, “malas” memperhatikan instruksi, khawatir hasil kerja tidak sesuai dengan yang diharapkan

Penghayatan di atas membuat pihak pelaksana :

  • takut salah, ragu-ragu untuk bertindak, sehingga lebih banyak mengerjakan tugas berdasarkan imaginasi sendiri, disamping berusaha mencari informasi tambahan dari orang lain.
  • Lebih jauh lagi bahkan dapat mengurangi kesungguhan dalam melaksanakan tugas, sikap acuh-tak acuh, apatis, sampai ke lempar tanggung jawab.

Penghayatan orang saat mengalami KOMUNIKASI DUA ARAH :

  • senang, lebih percaya diri, tenang – ada kepastian

Penghayatan di atas mendorong pihak pelaksana untuk melakukan tugasnya dengan lebih bersemangat dan lebih sungguh-sungguh karena tanggung jawab ada di tangan pihak pelaksana.

Komunikasi searah cocok digunakan untuk kasus atau situasi sebagai berikut :

  • dalam menegakkan aturan atau memberi pengumuman
  • gawat darurat atau urgent

TIPS dalam menyampaikan rencana dan instruksi kerja :

  • kenali siapa (kualifikasi bawahan : kemampuan dan tingkat kematangan) yang akan melaksanakan rencana kerja atau instruksi kerja
  • gunakan bahasa dan istilah yang dimengerti oleh orang yang diberi instruksi
  • kombinasikan antara instruksi tertulis dan lisan, bila diperlukan gunakan alat peraga
  • sampaikan secara sistematis (bertahap), dari global ke detail
  • sampaikan secara jelas, jangan mengundang improvisasi
  • perhatikan kecepatan pemberian instruksi
  • tentukan target dan berikan umpan balik. Meskipun instruksi sudah jelas, tanpa adanya umpan balik tentang hasil kerja, tetap menimbulkan keraguan.

Di budaya Indonesia, untuk mengetahui apakah bawahan sudah mengetahui apa yang diinstruksikan atau belum, apakah instruksi tidak ditangkap berbeda, ATASAN PERLU MELAKUKAN CHECK AND RECHECK. Caranya dengan meminta bawahan mengungkapkan apa yang diinstruksikan dengan kata-katanya sendiri. Yang jelas untuk atasan, belum tentu jelas untuk bawahan.

TIPS DALAM MENEGUR BAWAHAN :

  • tidak dihadapan banyak orang, kecuali pada saat dalurat
  • segera setelah kejadian
  • gunakan prinsip terapi dokter. Pertimbangan perasaan yang berlebihan jika diberikan kepada orang yang tidak peka, akan menjadi bumerang untuk atasan. Atasan bisa dipersepsi tidak mempunyai wibawa.
Share and Enjoy: These icons link to social bookmarking sites where readers can share and discover new web pages.
  • MisterWong
  • Y!GG
  • Webnews
  • Digg
  • del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • blogmarks
  • Blogosphere News
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Squidoo
  • Technorati
  • YahooMyWeb
  • Socialogs
  • email
Posted in: T&D

About the Author:

Post a Comment