Serial 5S: Mengelola Dokumen Kerja

Dalam pekerjaan kita sehari-hari, kita selalu berhadapan dengan dokumen. Jika dokumen ini tidak dikelola dengan baik maka dapat menganggu kegiatan kerja kita karena jumlahnya terus bertambah setiap hari. Pengelolaan yang baik dapat menghindarkan kita dalam penumpukan dokumen/arsip, kesulitan dalam temu balik dan penyusutannya

Dalam pekerjaan kita sehari-hari, kita selalu berhadapan dengan dokumen. Jika dokumen ini tidak dikelola dengan baik maka dapat menganggu kegiatan kerja kita karena jumlahnya terus bertambah setiap hari. Pengelolaan yang baik dapat menghindarkan kita dalam penumpukan dokumen/arsip, kesulitan dalam temu balik dan penyusutannya.

Beruntung jika perusahaan tempat anda bekerja mempunyai standar pengelolaan dokumen (record management) yang baik, sehingga anda dapat mengikuti aturan-aturan atau petunjuk-petunjuk teknis pengelolaan dokumen kerja anda atau unit kerja atau departemen anda. Namun sayang banyak perusahaan tidak memilikinya.

Secara singkat record management adalah pengelolaan dokumen dari mulai dokumen diciptakan (design document, forms, reports, drawings, computer input dan output, dll), distribusi (internal, ekstenal), diproses atau digunakan (decision making, documentation, response, dll), disimpan aktif, disimpan inaktif dan dimusnahkan.

Keseluruhan kegiatan tersebut di atas hanya akan dapat berjalan dengan baik apabila setiap bagian saling berkait dan terkolaborasi. Jika salah satu dari sistem tersebut tidak berjalan, maka akan terjadi kepincangan dalam sistem kearsipan tersebut sehingga disebut sebagai daur hidup arsip.

Lebih jauh lagi tentang record management, pada proses peciptaan dokumen maka akan terkait masalah-masalah format dokumen, sistem penomoran, korespondensi dll. Pada proses distribusi, kita akan berbicara mengenai distribusi internal dan eksternal, apakah menggunakan buku agenda, register, buku ekspedisi atau kartu kendali. Pada saat digunakan perlu juga diketahui siapa yang mengunakan dokumen, siapa yang berhak memberi disposisi, menindaklanjuti, dan sebagainya. Selanjutnya penyimpanan, berapa lama disimpan di ruang kerja, apakah bisa dimusnahkan atau harus diserahkan pada bagian sentral file perusahaan. Hal yang paling penting pada bagian penyimpanan ini adalah sistem penyimpanan; apakah berdasarkan subyek, kronologis, atau abjad, di samping jadwal penyimpanan arsip.

Jadwal penyimpanan arsip merupakan acuan dalam menentukan berapa lama dokumen disimpan, sesuai dengan UU yang berlaku, serta nilai guna dokumen tersebut. Penyusutan, pemusnahan atau pengalihbentukan hanya dapat dilakukan jika ada jadwal penyimpanan arsip tersebut.

Semua pekerjaan yang dijabarkan diatas, merupakan tugas dari unit atau bagian tersendiri atau sering disebut unit arsip atau bagian arsip di suatu perusahaan.

Jika anda tidak bekerja di bagian arsip maka hal yang paling penting anda perhatikan dalam kaitan pengelolaan unit anda adalah sistem pengunaan dan penyimpanan dokumen:

• Bagaimana suatu dokumen sampai di tempat anda. Hal ini penting untuk penelusuran.
• Siapa di unit anda yang berhak membuka surat penting.
• Bagaimana arus penerimaan surat sehingga dapat dengan mudah diketahui siapa yang menindaklanjuti surat tersebut.
• Jika suatu surat belum selesai diproses, bagaimana sistem pemberkasannya.
• Jika telah selesai digunakan, sistem penyimpanan apa yang akan digunakan; apakah dokumen yang anda miliki akan disimpan dengan mengunakan sistem kronologis, subyek atau abjad.
• Apakah kode yang akan digunakan merupakan angka, huruf, atau penggabungan keduanya (alfa numerik).
• Dokumen yang disimpan mulai dari dokumen tahun berapa; apakah dokumen yang masih sering digunakan (aktif), jarang digunakan (semi aktif), atau hampir tidak pernah digunakan (tidak aktif).

Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan di atas dapat membantu anda dalam membuat sistem pemberkasan/penyimpanan dokumen yang anda miliki.