PANDUAN TEAM BRIEFING UNTUK PEMBERI BRIEFING: APA ITU TEAM BRIEFING?

APA ITU TEAM BRIEFING?

3 dari 11 tulisan

Team Briefing adalah sebuah proses, di mana selama setengah jam secara berkala, pemimpin pada tiap level berbicara kepada teamnya, sehingga semua karyawan  mendapatkan informasi tentang hal-hal yang relevan bagi mereka dari atasan langsungnya. Untuk mengkoordinasikan hal ini dan menjalankannya sebuah instruksi dibuat dengan waktu, tanggal dan tempat.

Walaupun kita berkomunikasi secara teratur dengan orang yang bekerja dengan kita, team briefing yang teratur menyediakan kesempatan untuk mereview apa yang terjadi sepanjang periode sejak tim briefing terakhir dilakukan, dan apa yang perlu kita fokuskan di masa yang akan datang. Ini bukanlah tugas tambahan yang dilakukan dengan berat hati. Ini adalah bagian dari tugas seorang pemimpin yang efektif , seperti yang terlihat dari jumlah manajer yang telah melakukannya; membawa keuntungan nyata bagi mereka dan bagi organisasi.

Team Briefing didasari oleh pengalaman tentang apa yang secara berguna dalam tataran praktis. Prinsip dasarnya adalah:

1.       Tatap Muka

2.       Dalam kelompok kecil

3.       Dilakukan oleh pemimpin kelompok

4.       Dilakukan secara berkala

5.       Tentang subyek yang relevan

6.       Kesempatan untuk bertanya/menjawab pertanyaan.

Tatap Muka

Dalam organisasi apapun, banyak sumber informasi yang mungkin digunakan, seperti rumor, papan pengumuman, memo sirkuler, memo dan lain-lain. Tapi pengalaman menunjukkan bahwa metode paling efektif untuk memastikan bahwa orang paham adalah komunikasi tatap muka.

Komunikasi tatap muka memungkinkan Tanya jab dan menyediakan kesempatan bagi pemberi briefing untuk memastikan bahwa pesannya dimengerti.

Dalam Kelompok Kecil

Ada banyak faktor yang akan  mempengaruhi ukuran kelompok, sperti sifat pekerjaan atau jumlah tingkatan manajemen. Tapi sebisa mungkin, diusahakan agar struktur briefing mengikuti struktur manajemen.

Untuk kepentingan briefing, jumlah yang terbaik adalah antara 4-15.  Semakin besar ukuran kelompok, menyulitkan untuk mencari ruang pertemuan yang memadai, dan membuat orang enggan untuk bertanya.

Jika ada kelompok yang berukuran besar, gunakan pendekatan yang berbeda, misalnya membagi menjadi 2 kelompok kecil, dan melakukan 2 sesi briefing. Atau meminta atasan Anda membriefing satu kelompok, sedangkan Anda membriefing kelompok lainya.

Dilakukan oleh pemimpin kelompok

Sebagai manajer atau supervisor, berkomunikasi secara efektif dengan kelompok Anda, memberikan motivasi dan mengeluarkan yang terbaik dari dalam diri mereka merupakan bagian dari pekerjaan Anda. Ketika ada hal yang memerlukan  penjelasan, orang lebih suka mendengar dari Anda, sebagai atasan langsungnya.

Kelompok (Team)

Amatlah berat bagi seseorang untuk berpisah dari kelompoknya, dan berat pula untuk bekerja dalam kelompok jika kelompoknya tidak kompak. Karena itu penting bagi pemimpin kelompok untuk menjelaskan sasaran kelompok dan untuk mereview bagaimana kinerja kelompok.

Team Briefing menyediakan kesempatan untuk bertemu, terutama bagi mereka yang berada di garis depan dan tidak terbiasa datang ke pertemuan.

Karena itu, pemberi briefing haruslah manajer lini, atau supervisor yang bertanggungjawab untuk hasil kelompok. Semakin tinggi strukturnya, di mana kelompoknya lebih sedikit, manajer dapat memutuskan untuk mengumpulkan beberapa level menjadi satu, karena hal itu akan mengurang jumlah briefing dan mempercepat siklusnya.

Dilakukan secara berkala

Briefing yang terjadwal sangat menentukan kredibilitas pesan dari manajemen. Seringkali timbul godaan untuk menunda briefing sampai “ada sesuatu untuk disampaikan”.

Hal ini dapat mengurangi wibawa manajemen, karena orang-orang di bawah menjadi curiga terhadap motivasi manajemen.

Team Briefing harus dilakukan secara reguler dan paling mudah jika disesuaikan dengan periode tersedianya indicator kinerja (performance indicator). Dalam prakteknya biasanya dilakukan bulanan. Dalam organisasi di mana informasi tentang indikator kinerja tidak diproduksi secara reguler, mungkin ada pertemuan reguler manajemen dan senior dan siklus briefing dapat diatur menyesuaikan pertemuan tersebut. Tanggal harus dipublikasikan paling tidak enam bulan sebelumya.

Mengenai subyek yang relevan

Kunci sukses dari team briefing terletak pada relevansi dari apa yang akan dibriefing.

Kadang informasi tidak tampak relevansinya secara langsung, dan  merupakan tugas pemberi briefing untuk menjelaskan pentingnya informasi tersebut bagi kelompok.

Briefing Inti (Core Brief) atau briefing manajemen (Manajemen Briefing) akan berisi beberapa item yang dikomunikasikan melalui seluruh organisasi. Briefing lokal (Local Brief) merupakan bagian yang paling penting dari seluruh proses, dan di mana perhatian dan persiapan mutlak diperlukan.

Kesempatan untuk bertanya/menjawab pertanyaan.

Team Briefing pada dasarnya merupakan sistem informasi manajemen yang memungkinkan karyawan pada semua tingkat untuk memahami apa yang terjadi dan mengapa. Karena komunikasi yang efektif bukan jalan satu arah, melainkan memerlukan 2 arah komunikasi, adalah penting bagi orang untuk memahami bahwa team briefing merupakan kesempatan untuk menanyakan pertanyaan, terutama “Mengapa?”.

Beberapa Sistem Team Briefing  mengakomodasi sistem feedback, di mana manajer dan supervisor mencatat pertanyaan yang ditanyakan dan jawaban yang diberikan. Contohnya terdapat pada lampiran 4.

Banyak pertanyaan yang ingin ditanyakan oleh orang di dunia kerja mencakup isu lokal dan karena itu adalah vital bahwa manager dan supervisor berada dalam posisi untuk memberikan jawaban langsung, jika memungkinkan.