PERFORMANCE APPRAISAL: TEKNIK PENGISIAN FORM PENILAIAN UNJUK KERJA

Bagian 3 dari tulisan tentang Performance Appraisal

Form Penilaian Unjuk Kerja secara umum dibagi kedalam :

1. Tujuan dan Sasaran Penilaian
2. Penilaian terhadap beberapa kriteria identik untuk seluruh pegawai
3. Pernyataan penilaian unjuk kerja mengenai kekuatan dan kelemahan
4. Program Pengembangan Pegawai
5. Kolom Pendapat dan Komentar Pegawai
6. Kolom Tanggal Persetujuan dan Pernyataan

TUJUAN

Tujuan dan Faktor Sukses

• Pikirkan tentang ‘faktor kunci sukses’ dari departemen anda. Lalu, tempatkan faktor-faktor tersebut ke dalam tujuan tugas pegawai.
• Tujuan anda adalah bagian kerja yang mencerminkan kontribusi anda kepada perusahaan dan kemajuan yang anda capai untuk memperoleh gaji yang sesuai.
• Bila anda ingin merasa kompeten dalam mengatur waktu dan kerja, anda perlu mengetahui hal-hal yang telah menjadi tanggung jawab anda. Anda perlu mengetahui tujuan anda.
• Tujuan adalah sesuatu yang diharapkan atasan yang secara unik menjadi tanggung jawab anda untuk dicapai. Dengan kata lain, tujuan anda adalah sesuatu yang bila tidak tercapai akan menjadi tanggung jawab anda, tapi bila tercapai anda dapat mengatakan bahwa anda telah menyelesaikan tugas dan orang lain tidak bisa meminta lebih dari itu.
• Tujuan adalah juga sebuah pernyataan dari hasil pencapaian yang telah disepakati, dalam waktu dan batas biaya tertentu.

Definisikan tujuan menurut aturan di bawah ini :

• S Spesifik Jelas dan akurat, signifikan bagi keberhasilan sebuah fungsi
• M Measurable Dapat diukur dan dapat diperbandingkan secara kuantitatif.
• A Accountable Berhubungan dengan tugas dan pekerjaan pegawai
• R Realistic Dalam batas-batas yang dapat dicapai
• T Time-bound Memiliki tenggat waktu atau tenggat waktu observasi

Bila memungkinkan, pilih tujuan yang cocok dengan setiap atribut individual pegawai, yaitu : karakteristik kepribadian, karakteristik demografi, karakteristik kemampuan, dan karakteristik biografi.

Untuk membuat pencapaian hasil kerja menjadi mudah, sesuaikan orientasi tugas dengan atribute individual.

Tiga Macam Tujuan

• Tujuan Pekerjaan :Tujuan yang berhubungan dengan inti tanggung jawab yang cocok dengan pos dan posisi pegawai. Misalnya, jumlah target penjualan, jumlah target produksi menurut batas tertentu, jumlah kerja yang harus diselesaikan, dll
• Tujuan Pengayaan :Tujuan yang dijelaskan kepada pegawai mengenai apa tingkat sukses yang lebih tinggi. Tujuan ini merupakan perluasan dari tujuan pekerjaan atau sesuatu yang tidak ada hubungannya sama sekali. Tujuan ini harus memberi arti sebagai tantangan bagi pegawai, tanpa mengabaikan batas-batas kemampuan pegawai.
• Tujuan Pengembangan :Tujuan yang berhubungan dengan karir pegawai dalam jangka waktu dekat, dengan aktivitas pengembangan spesifik seperti program pelatihan, on-the-job-training, atau pengembangan kepribadian. Tujuan seperti ini juga dapat mendukung pencapaian pegawai dalam Tujuan Pengayaan.

Mendefinisikan Kalimat Tujuan

Dalam mendefinisikan tugas dan orientasi, terapkan teknik-teknik berikut ini :

Mulai dengan kata tindakan (action word)

Lalu sebuah tujuan yang jelas dan spesifik

Diikuti dengan tenggat waktu

Dan pernyataan tentang kualitas dan kuantitas atau pengukuran keberhasilan

Menyelesaikan……..sebelum/pada saat/dlm waktu………………in……………………………

tujuan tenggat waktu kualitas dan kuantitas

pengukuran keberhasilan

Contoh :

“ Membuat perbaikan prosedur alur kerja untuk meng-update sistem data xxx (sebelum Februari 1997), (sehingga) sistem data xxx akan selalu dapat di-update di dalam catatan staf dengan tidak melebihi 5 hari kerja setelah informasi diterima”.

Contoh Kata Tindakan :

• Menyelesaikan – Menerapkan
• Melengkapi – Memproduksi
• Merekrut – Membuktikan
• Mengidentifikasi – Mendisain
• Membuat – Mendefinisikan
• Mengatasi – Mengadminitrasikan
• Mengkonstruk – Menguji
• Membuat perkiraan – Memulai penelitian
• Menjalankan – Mengembangkan
• Memperluas – Memproses
• Mengontrol – Menjaga
• Mereorganisasi – Mengkoordinasikan rencana

Contoh tujuan yang jelas dan spesifik :

• (Menjalankan) wawancara individual dengan lima orang pengguna sistem xxx.
• (Mendefinisikan) penambahan rencana tindakan untuk sistem xxx berdasarkan hasil yang ditemukan dari wawancara.
• (Memperoleh) komitmen dari staf yyy untuk mengikuti prosedur
• (Mendapat) kesepakatan dengan kepala departemen mengenai target anggaran berdasarkan persentasi anggaran tertinggi yang dapat diterima.

Contoh kualitas dan kuantitas/pengukuran keberhasilan :

• Wawancara diselesaikan dan laporan hasil wawancara dinilai secara cukup mendalam dan komprehensif oleh tim manajer.
• Paling sedikit ada dua rekomendasi untuk peningkatan sistem yang dianggap signifikan dan dapat diterima oleh user dan disetujui oleh tim manajer.
• Staf yyy akan mengirim sebuah e-mail yang berisi konfirmasi bahwa mereka akan mengikuti prosedur baru seperti yang disarankan oleh pemandu administrasi.
• Umpan balik dari kepala departemen bahwa informasi dan saran dari Human Resource sangat membantu dalam mempertahankan unjuk kerja staf dan persentasi turn over dari target populasi tidak melebihi batas yang dapat diterima.

Definisikan kuantitas yang berhubungan secara langsung dengan kesuksesan tim dan organisasi.

Penilaian berdasarkan Pencapaian Tujuan

Kata-kata yang paling tepat untuk membuat penilaian terhadap pencapaian tujuan adalah :

• ya (terlaksana)
• sebagian ya, ya sampai tingkat tertentu, dll
• tidak (tidak terlaksana)

lalu diikuti dengan penjelasan tentang :

• Kualitas
• Kuantitas (persentasi, atau angka pencapaian aktual)
• Dan kemudian ketika anda menemukan bahwa alasan dari tidak terlaksananya sebuah tujuan adalah akibat perubahan situasi (bandingkan situasinya dengan ketika tujuan ditetapkan) dimana hal itu menjadi sesuatu yang tidak dapat ditangani oleh pegawai, tambahkan informasi mengenai usaha pegawai dalam mengatasi perubahan yang terjadi.