PENGETAHUAN DASAR IMPLEMENTASI 5S: S4 – STANDARISASI (SEIKETSU)

S4 – Standarisasi (Seiketsu)

Standarisasi merupakan sebuah kegiatan di mana setiap orang harus berupaya mempertahankan kemajuan yang telah dicapai melalui S1, S2 dan S3. Pada waktu yang sama penerapan control visual (visual control photograph) sebagai sarana perbaikan juga dianggap sebagai standarisasi karena dapat membantu meningkatkan alat bantu visual guna memastikan implementasi bergerak ke arah yang benar. Karena itu, S4 dapat dibagi menjadi 2 bagian utama yaitu:

1. Standarisasi untuk mempertahankan kestabilan S1, S2 dan S3.
2. Standarisasi melalui visualisasi sehingga implementasi berjalan dengan tepat dan memenuhi standar (control visual).

Standarisasi untuk mempertahankan Tiga S yang pertama.

Langkah-langkah dalam standarisasi.

Dalam menetapkan standar, partisipasi seluruh kelompok kecil (small group) dalam organisasi diperlukan. Standar akan ditetapkan oleh masing-masing kelompok kecil sesudah menerapkan tiga S yang pertama atau mempunyai nilai lebih dari 80%. Masing-masing kelompok kecil akan menetapkan standar masing-masing kelompok yang akan dibahas dalam suatu diskusi. Peralatan, barang dan area dengan karakteristik sejenis harus mempunyai standar yang sama di mana selebihnya akan tetap statusnya dalam setiap kelompok kecil. Demikian juga masing-masing departemen harus menetapkan standar dan membahas perbaikan yang diperlukan melalui proses yang sama dengan kelompok kecil tersebut. Hal ini guna menetapkan standar ini, masing-masing kelompok kecil kemudian akan melakukan penyesuaian atau perbaikan untuk memenuhi standar organisasi.

1. Set standar area
2. Membahas standar yang ditetapkan oleh masing-masing small group dan memperbaiki perbedaan untuk memenuhi standar departemen.
3. Mengumpulkan standar departemen untuk dikembangkan sebagai standar bersama perusahaan.
4. Membuat perbaikan sehingga sesuai dengan standar baru yang ditetapkan oleh Administrator (standar perusahaan). Kemudian menerapkan standar tersebut dalam kelompok.

Prinsip prinsip menetapkan standar.

1. Tetapkan standar pada area-area seperti lantai, tempat berjalan, dinding, langit-langit, pintu, jendela dan tirai.
2. Tetapkan standar juga pada objek atau peralatan yang digunakan di lokasi berbeda yang mungkin tidak dapat diterapkan, seperti di bagian kantor, toilet, ruang P3K, bengkel kerja, tempat penyimpanan, mesin dan sebagainya.

Contoh: Peralatan yang memerlukan penetapan standar di dalam kantor:

1. Meja kerja.
2. Kursi
3. Lemari dinding dan tempat penyimpanan file
4. Papan tulis
5. Telepon
6. Mesin tik
7. Mesin fotokopi
8. Mesin fax
9. Rak-rak
10. Elektrikal, sinar lampu, stop kontak, konektor dan ceret.
11. Kipas angin
12. Pendingin udara (AC)
13. Gantungan kunci dan sebagainya.

Contoh: Peralatan atau item yang memerlukan penetapan standar dalam sebuah area toilet.

1. Tempat cuci tangan.
2. Barang barang yang bersih
3. Kertas gulungan
4. Cermin
5. Pengering tangan/pengering angin.
6. Tempat sampah
7. Sabun dan sebagainya

Tabel pelaksanaan 5S

Masing-masing area kerja harus membuat satu table waktu 5S secara jelas yang mencakup jadwal penilaian, jadwal pembersih dan waktu Big Cleaning Day.

Contoh: table pelaksanaan 5S di kantor.

Selain menetapkan tabel pelaksanaan 5S, banyak organisasi juga mengubah jumlah jam dalam seminggu yang dihabiskan untuk mendorong keikutsertaan secara teratur.

Jadwal Audit 5S

Untuk memotivasi dan mengukur hasil dari setiap perbaikan yang dilakukan, audit harus dilakukan setiap bulan dengan menetapkan tanggal untuk penilaian tersebut secara tahunan. Pembatalan dan penundaan tidak dapat diterima kecuali  jika timbul masalah yang amat penting. Hal ini guna mencegah Karyawan mengabaikan pentingnya audit tersebut dan menghargai kegiatan 5S secara konsisten.

Menetapkan standar control visual

Di antara seluruh panca indra manusia, mata dianggap sebagai penerima sinyal terbaik sebelum pesan dipindahkan ke otak. Jadi, berbagai metode komunikasi diuji untuk memastikan metode visualisasi paling efektif yang akan diterapkan agar dapat memahami pesan cepat dan akurat. Di pabrik manufaktur, kemampuan untuk memahami dengan cepat cara pengoperasian mesin, dapat memastikan berkurangnya kerusakan yang akan terjadi. Inilah alasan utama mengapa kontrol visual dilakukan di pabrik manufaktur saat ini. Untuk gedung perkantoran kontrol visual akan membantu mengurangi waktu yang dihabiskan sia-sia untuk pencarian peralatan / barang yang tersimpan di suatu tempat. Dengan menerapkan kontrol visual seluruh organisasi akan meningkatkan kemampuanya untuk menghasilkan dan melakukan pengoperasian secara efektif dan efisien.

Jenis-jenis control visual

1. Label, baik simbol atau huruf, misalnya:

1. 1. Gunakan simbol stiker warna untuk menunjukkan kontrol minyak pelumas.
   2. Gunakan label/tanda saat menangani proses pekerjaan yang rumit.
   3. Gunakan tanda atau stiker untuk menunjukkan pemeriksaan peralatan dalam masa penilaian.
   4. Tanda yang menunjukkan suhu mesin.
   5. Gunakan tanda untuk menunjukkan tanggungjawab.
   6. Jenis tanda-tanda lainnya.

1. Batas control.
   1. Gunakan simbol yang menunjukkan status pengukuran seperti kondisi normal/ abnormal dan kondisi yang sebenarnya.
   2. Gunakan atau tunjukkan penggunaan symbol-simbol tertentu yang mengacu pada keadaan normal seperti Tanda Sesuai (Match Mark)
   3. Gunakan simbol seperti garis atau titik untuk mencari tempat penyimpanan.

1. Kepintaran visual
   1. Gunakan material yang transparan sehingga dapat melihat ke dalam mesin guna dapat memahami cara mesin beroperasi dengan lebih baik.
   2. Buat indikator yang menunjukkan kondisi mesin.
   3. Buat sebuah peta yang menyatakan area yang bermasalah atau lokasi yang harus diperlakukan secara hati-hati di pabrik.
   4. Ciptakan cara yang lebih efektif dan cepat dalam menelusuri tingkat penyimpanan peralatan.

Contoh: Jenis kontrol visual yang berbeda:

1. Tanda atau symbol yang mengacu pada keselamatan.
2. Tanda atau symbol yang mencegah kesalahan penggunaan mesin.
3. Tanda atau symbol tempat penyimpanan peralatan.
4. Garis-garis yang menunjukkan wilayah atau pembagian area
5. Indikasi kondisi atau keadaan yang  tidak biasa.
6. Label-label pada mesin, peralatan  dan lokasi.
7. Gambaran prosedur alur kerja (Work flow process chart).
8. Tanda-tanda yang menunjukkan arah.