Mengelola rapat yang efektif (Effective Meeting)

Rapat merupakan salah satu media untuk berkomunikasi dari dan ke manajer. Rapat juga membantu para manajer memantau keseluruhan operasional dalam organisasi. Rapat yang efektif bisa meningkatkan kesehatan organisasi dan moral karyawan. Secara umum, rapat merupakan kegiatan yang mengeluarkan biaya, energi dan menyita banyak waktu Keberhasilan sebuah rapat pada umumnya dipengaruhi oleh pemimpin rapat dan persiapan serta tehnik yang digunakan peserta rapat. Bagaimana membuat rapat-rapat anda efektif? Untuk mengetahuinya kita bisa belajar dari berbagai sebab kenapa rapat tidak efektif. Pada umumnya, rapat tidak efektif karena:

1.      Sasaran dan tujuan rapat yang tidak jelas. Hal ini bisa terjadi karena rapat di selenggarakan berdasarkan kesepakatan waktu bahwa ” kita selalu rapat pada hari senin” sehingga ada tujuan atau tidak setiap hari senin mengadakan rapat.

2.      Agenda tidak ada. Karena tidak ada agenda yang jelas maka tidak ada arah yang jelas, peserta tidak mempunyai gambaran tujuan rapat, keputusan-keputusan yang diambil serta kewajiban-kewajiban yang harus di emban.

3.      Kumunikasi satu arah. Pemimpin rapat menyampaikan informasi-informasi dan dilanjutkan pertanyaan dari semua peserta di akhir rapat. Dalam kasus ini mungkin dengan mengirimkan surat edaran atau memo lebih efektif dilakukan.

4.      Peserta biasanya enggan bicara. Keengganan ini bisa di sebabkan karena peserta malu-malu menyampaikan sumbang pikirnya atau karena takut apa yang di sampaikan akan menimbulkan reaksi negative dari pimpinan rapat atau peserta lain. Mereka memilih bungkam dan apabila di minta melaporkan akan menjawab bahwa tidak ada yang perlu dilaporkan.

5.      Setiap ide baru yang diketengahkan di hancurkan atau di terima tanpa diskusi. Hal ini bisa terjadi pada suasana rapat yang negative sehingga orang enggan menyampaikan ide baru. Setiap ide yang muncul tidak disetujui oleh pimpinan rapat tanpa diskusi lebih dahulu. Sebaliknya kalau ada usulan dari pimpinan atau orang yang berpengariuh langsung di setujui tanpa dibahas secara memadai.

6.      Konflik pribadi. Hal ini bisa terjadi karena konflik pribadi di bawa dalam rapat. Orang-orang saling menyerang untuk menari muka di hadapan pemimpin rapat.

7.      Hasil rapat tidak ada tindakan. Akibat dari tidak ada tindak lanjut dari rapat, maka pasalah yang sama bisa di bahas dalam rapat demi rapat dan menghabiskan banyak waktu. Tidak adanya kejelasan siapa yang bertanggung jawab untuk memfolow up menjadi salah satu factor tidak adanya tindak lanjut.

Rapat yang efektif akan memberikan banyak manfaat baik bagi pemimpin rapat maupun peserta rapat yang lain. Bagi pemimpin, rapat bisa memberikan manfaat yaitu:

1.      Meningkatkan keefektifan tim dan komunikasi dalam unit anda. Ketika hubungan hanya dibangun dalam kerja, memungkinkan kita tidak seimbang dalam memberikan perhatian kepada anggota unit kita. Dalam rapat, kita bisa member perhatian kepada semua staf kita baik secara individu maupun kelompok.

2.      Mendorong orang untuk mengulas kembali apa yang sedang mereka kerjakan dan kemanjuan dalam pencapaiannya.

3.      Meningkatkan kualitas kita dalam mengambil keputusan. Keputusan yang baik sering tergantung pada bagaimana peserta rapat memberikan masukan dan mendiskusikannya dengan bebas dan penuh semangat dari berbagai pandangan yang berbeda.

4.      Membantu mengembangkan staf. Peserta rapat bisa menyampaikan usulannya, laporan tentang pekerjaan mereka dengan presentasi-presentasi kecil sehingga menjadi peluang mereka untuk berkembang.

Bagi peserta rapat, manfaat yang bisa diperoleh adalah :

1.      Mendapatkan gambaran sekilas tentang organisasi dan gambaran masa depan. Rapat bisa membantu karyawan baru untuk menyesuaikan diri dengan cepat.

2.      Mendorong kerja sama tim dan semangat tim. Dalam rapat yang efektif, setiap peserta bisa merangsang peserta yang lain untuk ikut memberikan sumbang sarannya.

3.      Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memberikan umpan balik kepada manajer dan pada satu sama lain. Peserta bisa belajar tentang manajerial dan tentang masalah lain dari peserta lain.

Bagaimana penyelenggaraan rapat yang efektif? Ada 10 langkah untuk mengelola rapat yang efektif.

1. Mulailan tepat waktu.
2. Nyatakan tujuan dengan jelas dan materi yang akan di bahas.
3. Mencatat jalannya rapat
4. Pastikan semua topic dibahas
5. Arahkan pertemuan kearah pengambilan keputusan
6. Mengelola penggunaan waktu
7. Mengelola konflik
8. Mengendalikan rapat
9. Kembangkan rencana tindak lanjut dan berikan penugasan.
10. Akhiri tepat waktu.

Selamat melakukan rapat untuk meningkatkan kinerja organisasi anda.

Siti Salimah, S.Si,Apt . Lulusan Fakultas Farmasi Universitas Gadjah Mada ini adalah seorang konsultan manajemen dan tenaga proffesional yang mengabdikan keahliannya di sebuah rumah sakit swasta di Yogyakarta sebagai Apoteker, Melengkapi karir sebagai Apoteker, Titi juga sangat tertarik mempelajari ilmu manajemen khususnya untuk aplikasinya di area rumah sakit dengan dengan mengambil study S2 di Magister Manajemen Rumah Sakit di fakultas Kedokteran UGM

Tak hanya berbekal teori, dia melengkapi skills-nya sebagai konsultan manajemen dengan memiliki sertifikasi di bidang ini sebagai Certified Management System Auditor dari The International Register of Certificated Auditors (IRCA)