PANDUAN PENYUSUNAN SKILLS MATRIX: PENDAHULUAN DAN PERSIAPAN

Bagian 1 dari 2 tulisan

Pengantar

Skills Matrix (Matriks keterampilan) merupakan salah satu alat yang paling sederhana namun efektif untuk meninjau kebutuhan pelatihan. Matriks keterampilan dapat dengan mudah ditinjau, diupdate, dan menampilkan semua anggota tim dalam bentuk gambar, karena tidak membutuhkan banyak penafsiran.

Matriks keterampilan sangat umum digunakan di Shop Floor pada perusahaan manufaktur, juga terbukti berguna di setiap wilayah organisasi. Tools ini berfungsi sebagai alat perencana yang dengan sendirinya membangun beberapa struktur pada “on the job” training yang diselenggarakan di kebanyakan organisasi.

Apa yang Harus Dipertimbangkan?

• Matriks keterampilan perlu ditinjau secara berkala, karena dokumen ini  bersifat dinamis dan datanya dapat berubah. Sehingga biasanya dibahas pada saat pertemuan  bulanan tim.
• Ketika membuat Matriks keterampilan Anda mempunyai beberapa pilihan. Anda dapat menggunakan proforma yang ada, atau difotokopi dengan kertas ukuran A3 ataupun menggunakan format yang Anda miliki. Dokumen ini bisa disimpan oleh management, tetapi yang paling utama ketika hasilnya dibahas maka anggota tim harus ikut terlibat. Sebagai alternatif Anda dapat membuatnya pada white board dan memasangnya di tempat kerja Anda.

Apa yang Harus Disiapkan :

• Data seluruh anggota tim.
• Data semua pekerjaan yang harus dilakukan atau keterampilan yang harus dimiliki oleh tiap anggota tim. Anda dapat membuatnya sendiri atau mendiskusikannya dengan anggota tim, atau bahkan mengaju pada standard kompetensi perusahaan yang sudah ditetapkan untuk mendapatkan panduan standar yang relevan, yang berisi semua daftar keterampilan yang dibutuhkan, misalnya keterampilan yang diperlukan oleh tim dari bagian gudang. Anda dapat menggunakan panduan / distribusi & pergudangan di perusahaan sebagai tolak ukur. Keuntungan menggunakan panduan kompetensi standar sebagai tolak ukur adalah adanya standard kinerja yang baku, sehingga memudahkan penilaian terhadap kemampuan karyawan.
• Gunakan kode untuk menampilkan karyawan yang terlatih. Bisa menggunakan kode seperti pada contoh di bawah ini. Meskipun beberapa manager memilih untuk menggunakan kode berwarna, yaitu :

• merah (stop)             : tidak memiliki keterampilan
• kuning (ready)          : sebagian dilatih
• hijau (go)                    : dilatih penuh

Beberapa perusahaan menerapkan standard kinerja yaitu :

• Kemampuan mengerjakan tugas.
• Kemampuan mengerjakan tugas sesuai kualitas yang dibutuhkan.
• Kemampuan mengerjakan tugas sesuai kualitas yang dibutuhkan dan dalam jangka waktu yang dipersyaratkan
• Kemampuan mengerjakan semua poin 1 sampai 3 sekaligus kemampuan untuk melatih karyawan lain.

Untuk menghindari karyawan yang ingin mengikuti pelatihan dalam segala bidang padahal perusahaan tidak membutuhkannya, Anda bisa mencantumkan jumlah peserta maksimum yang dibutuhkan perusahaan untuk mengikuti pelatihan di tiap akhir kolom subject pelatihan (lihat proforma terlampir). Poin ini dapat dibahas ketika pertemuan tim misalnya jika beban kerja menjadi lebih besar dalam satu area kerja tertentu pada periode dua bulan mendatang. Seorang manajer boleh memutuskan untuk memilih 3 karyawan yang memiliki kemampuan dalam melaksanakan tugas, tetapi jika dianggap tidak  mencukupi maka boleh ditambahkan lagi 2 orang untuk mengikuti “on the job” training.

Kontributor Penterjemah:

Whidha Yunis Dian. Dalam usianya masih relatif muda, Dyan mempunyai pengalaman kerja dan aktivitas yang cukup intensif di bidang human resources dan development. Dimulai pada almamaternya sendiri, Pondok Pesantren Gontor Putri dan STT STIKMA Internasional Malang, sebagai staff pengajar dan sebagai pendamping pratikum mahasiswa, Dyan juga sering terlibat dalam berbagai proyek sebagai trainer, pembuatan modul training, sebagai training administrator, training data analyse dan panitia pelaksana pada berbagai proyek-proyek training dan pengembangan yang diadakan oleh sekolah, perguruan tinggi, instansi swasta dan pemerintah. Saat ini Dyan bekerja sebagai Staff Admin & Pengolahan Data Dept. Training & Development pada salah satu perusahaan manufacturing di Pasuruan Jawa Timur.

.