PENGETAHUAN DASAR IMPLEMENTASI 5S: S2 – KERAPIAN (SEITON)

S2 – Kerapian (Seiton)

• Menjaga kerapian barang bahkan pada saat tergesa-gesa sekali pun yang berarti  kita harus selalu meletakkan barang di tempatnya sehingga jika diperlukan mendadak maka mudah dicari dan dapat langsung diperoleh dengan mudah untuk digunakan.
• Rapikan tempat kerja Anda (SEIRI). Semua barang yang tidak berguna atau tidak sedang dipakai harus dibersihkan dan hanya menyisakan barang yang benar-benar bermanfaat di tempatnya. Walau pun telah merapikan tempat kerja masih saja muncul masalah tentang menyimpan barang yang saat ini masih dipakai. Apakah sistem penyimpanan sekarang cukup memadai dan apakah terjadi kecelakaan yang menimbulkan kerusakan saat digunakan? Apakah kita harus menghabiskan waktu untuk membereskan barang-barang ini?

SEITON berarti menemukan cara untuk menyimpan peralatan dengan menekankan pada aspek keamanan, mutu dan efektifitas.

Mengapa kita harus menghabiskan waktu untuk  “MENCARI”?

• Kita mencari, jika banyak berserakan barang yang tidak berguna di sekeliling kita, yang menyebabkan kita harus mencari barang yang sedang diperlukan.
• Tidak adanya tempat penyimpanan yang memadai.
• Tidak adanya label penunjuk
• Salah simpan

Prosedur mengeliminir tindakan “MENCARI” ini dapat dibagi menjadi 7 (tujuh) langkah sebagai berikut:

1. Buanglah  segala sesuatu yang tidak berguna.

• Ikuti fakta-fakta penting yang telah dijelaskan sebelumnya dalam topik “SEIRI”

2. Bersihkan rak-rak penyimpanan

• Penggunaan ruang untuk rak dan tempat penyimpanan file yang telah ditetapkan dalam bagian “SEIRI” harus di-sub kelompok-kan kembali. Selain itu rak tambahan dibuat seminim mungkin dengan memper-timbangkan adanya kebutuhan dan pengaturan yang tepat.

3. Tentukan tempat penyimpanan.

• Atur pertemuan untuk menentukan cara menyimpan yang mudah dan sederhana dengan mempertimbangkan beberapa hal berikut ini:
  • Barang yang sering dipakai harus disimpan di dekat pengguna.
  • Barang yang sering dipakai harus disimpan di tempat setinggi antara bagian siku dan bahu.
  • Barang yang jarang dipakai harus disimpan di tempat lain dengan membedakannya menurut penggunaan (kumpulkan semua barang yang jarang dipakai tersebut di tempat yang sama). Simpan barang dengan penggunaan yang sama pada tempat yang telah ditentukan misalnya obeng harus disimpan bersama dengan obeng, kumpulkan pada saat digunakan bagian-bagian yang diperlukan dari masing-masing tempat untuk dipasangkan.

4. Buatlah tanda yang menunjukkan tempat penyimpanan.

• Mengapa kita perlu membuat tanda yang menunjukkan tempat penyimpanan?

Bayangkan Anda mencari koin pada sebuah laci di tempat penyimpanan koin yang tidak mempunyai nomor laci atau kamar pasien di rumah sakit besar yang tidak mempunyai nomor kamar yang Anda harus mengunjungi seorang sahabat di rumah sakit tersebut, dapat Anda bayangkan bagaimana jadinya.

• Tanda tempat penyimpanan dapat dibagi menjadi 2 kategori (secara teknis kedua bagian ini penting). Kategori pertama tanda lokasi dan yang kedua adalah label peralatan.

• Tanda Lokasi
  • Nomor rak dan nomor yang ada pada lantai menunjukkan tempat rak tersebut.
  • Ruang meeting, tempat parkir atau locker sebaiknya mempunyai nomor.
  • Kapan saja kita perlu mengambil sesuatu kita harus mengetahui di mana tempat penyimpanannya.

Cara penentuan nomor tanda lokasi.

Penentuan nomor haruslah sederhana dan tidak terlalu rumit sehingga setiap orang dapat mengingatnya dengan mudah. Misalnya rak yang saling berdekatan letaknya diberi nomor 1, 2, 3, … dimulai dari sisi kiri dan masing-masing rak harus diberi label dengan huruf A, B, C … secara berurutan secara vertical.

• Label Peralatan
  • Sebuah symbol yang menunjukkan jenis peralatan akan diletakkan pada bagian rak di mana tempat rak itu berada.
  • Di rumah sakit nama pasien harus tertera di pintu kamar pasien tersebut; di tempat parkir mobil yang disewa untuk jangka panjang nomor plat mobil atau nama pemilik kendaraan harus tertera pada tempat pemilik tersebut memarkirkan mobilnya.

Mengapa kita membutuhkan label?

• Para professional menyangsikan pendapat bahwa walau pun rak tidak diberi label namun apa pun yang terdapat di sana dapat menetapkan “seperti apa bentuknya” dan mengatakan apa isinya.
• Peralatan yang telah dipakai harus dikembalikan ke tempat penyimpanannya secara konsisten.
• Jika rak tersebut belum diberi label, tidakkah Anda pasti mengomel karena ada orang yang tidak menyimpannya di tempatnya kembali apa yang telah digunakan?

5. Barang-barang yang telah disimpan juga harus diberi label.

Dengan label ini kita dapat mengetahui apa yang disimpan.

• • Jika barang tersebut berupa “barang demo” buatlah catatan mengenai demo yang menjelaskan jenis pekerjaan yang didemonstrasikan tersebut. Contoh lain, misalnya Karyawan harus pakai kartu tanda pengenal dan mobil mempunyai nomor kendaraan.

Mengapa diperlukan?

• • • Untuk memastikan kembali apa pun yang disimpan pada rak itulah yang kita butuhkan.

Bagaimana menampilkan label.

• • • Label yang ditempel pada bagian depan suatu alat hendaknya mudah dilihat, dibedakan dan mudah dipahami bahkan oleh seorang pekerja yang sama sekali tidak mengetahui cara kerja mesin tersebut.
    • Peralatan yang digunakan bersama tanpa label yang membedakan, sebaiknya mempunyai nomor atau symbol yang menunjukkan ukuran yang berbeda (cobalah Anda bayangkan jika tidak ada nomor yang membedakan yang ada di belakang punggung seorang atlet).
      • Gunakan berbagai warna yang sesuai (Contoh standard warna terdapat pada lampiran 4)

6. Di mana barang itu terletak seharusnya terdapat dalam tabel.

Lokasi rak perlu dicatat dalam tabel.

• • Untuk membedakan secara tepat suatu lokasi untuk menyimpan apa, yaitu dengan mendaftar barang apa saja yang ada pada rak di dalam tabel sesuai dengan jenis produk dan proses produksi. Misalnya tabel penyetelan mesin, standard produksi dan tabel pemeriksaan.

• • Salah seorang teman dibawa ke sebuah rumah sakit untuk mendapatkan perlakuan medis. Jika ada orang mengunjunginya maka ia akan mencatat nama rumah sakit, tempat dan nomor kamar pasien sehingga siapa saja di antara kita dapat  dengan mudah mengunjunginya di kamar yang tepat.

Kebutuhan

• Jika terdaftar dalam format tabel, walaupun tanpa penjelasan yang lengkap kita masih dapat mudah mencari dan memperoleh apa yang dibutuhkan.

Cara menampilkan dengan benar.

• Kapan saja kita perlu mengambil barang yang diperlukan dari berbagai tempat untuk digunakan, maka kita dapat menghemat waktu jika kita mengikuti urutan yang ditunjukkan dalam tabel tersebut. Oleh karena itu tampilannya harus mudah dikenali sehingga dapat menghemat banyak waktu pencarian suatu barang

7. Pemeriksaan –pemberian label—penyimpanan kembali di tempatnya untuk mempertahankan kondisi normal.

Beberapa faktor penting untuk mempertahankan kondisi sebagaimana telah ditetapkan.

• • Siapa pun wajib menempatkan peralatan sesuai dengan label atau sebagaimana telah ditetapkan. Untuk itu diperlukan mekanisme untuk memastikan bahwa semua orang di area tersebut memahami mekanisme penyimpanan dan pengembalian barang di area tersebut.
  • Kita dapat melakukan inovasi atau mencari cara lain demi kemudahan praktis.

Kesepakatan bersama adalah.

• Penilaian untuk membuktikan bahwa implementasinya sesuai dengan apa yang telah ditetapkan.
• Jika tidak, cari tahu area yang tidak memenuhi standard
• Area ini harus segera diperbaiki

(seluruh 3 faktor tersebut di atas harus diulang secara terus menerus untuk mencapai implementasi yang sesuai)

Tanda atau label harus mudah diperiksa atau mudah dikenali jika salah penempatan.

• Segala sesuatu yang salah letak atau tidak sesuai dengan label harus diletakkan di tempat yang dapat dilihat dengan mudah.
• Walau pun sedang menjalani pemeriksaan bersama dengan seseorang dari departemen lain, pihak luar atau bahkan presiden sekali pun atau setiap orang yang pada dasarnya tidak mempunyai pengetahuan tentang departemen tersebut, sesudah melihat tanda dan label tersebut harus dapat mengatakan bahwa sesuatu diletakkan tidak sesuai dengan lokasi yang telah ditetapkan.