PERFORMANCE APPRAISAL: Kontrol untuk mencegah terjadinya kesalahan dalam penilai

Bagian 2 dari Dalam penilaian terhadap unjuk kerja dapat terjadi kesalahan penilaian atau bias. Kesalahan seperti ini terjadi ketika Penilai mengobservasi, mempertimbangkan dan memproses informasi yang dipersepsinya. Beberapa kesalahan yang umum terjadi berikut cara mengatasinya adalah sebagai berikut :

LENIENCY

Adalah kecenderungan memberi penilaian melebihi dari yang seharusnya. Secara umum, kesalahan ini terjadi karena ingin menghindari konflik hubungan antar manusia sehingga penilai memberi penilaian yang lebih tinggi dari yang seharusnya.

Kesalahan seperti ini dapat diatasi dengan cara :

1. Memberikan pelatihan kepada para manajer tentang wawancara penilaian unjuk kerja, khususnya teknik dalam memberikan umpan balik negatif.

2. Membuat rangking distribusi penilaian dengan menggunakan distribusi absolut untuk membuat ketepatan penilaian.

Distribusi Absolut

Penilai memiliki sejumlah kategori nilai pencapaian (biasanya terbatas 5 sampai 7) dan menempatkan pegawai ke dalam kategori-kategori itu menurut unjuk kerja yang teramati.

Contoh :

Kategori Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5

Frekuensi 15% 20% 30% 20% 15%

1.A 1.D 1.H 1.N 1.R

2.B 2.E 2.I 2.O 2.S

3.C 3.F 3.J 3.P 3.T

4.G 4.K 4.Q

5.L

6.M

MIDDLE TENDENCY

Sebuah kecenderungan untuk memberi penilaian secukupnya dan menghindari angka ekstrim. Biasanya ini terjadi karena manajer cenderung untuk membandingkan unjuk kerja pegawai dengan dirinya, manajer merasa rikuh untuk memberi nilai sempurna karena ia tidak menilai dirinya demikian.

Kesalahan seperti ini secara umum dapat dihindari dengan membatasi kemungkinan penilaian ke dalam tiga, lima, atau tujuh tingkat. Manajer diwajibkan untuk tidak memberi nilai di antara angka yang tersebut.

Pembatasan kemungkinan dari tingkat penilaian

Kualitas 1 2 3

Kualitas 1 2 3 4 5

Kualitas 1 2 3 4 5 6 7

Penilaian di bawah ini tidak boleh dilakukan

Kualitas 1 2 3

Kualitas 1 2 3

Kualitas 1 2++ 3

EFEK HALO

Terjadi ketika seseorang cenderung terpengaruh oleh keberhasilan pegawai dalam kriteria-kriteria yang lain. Misalnya, seorang salesman yang mampu mencapai target dengan sukses akan cenderung diberikan penilaian khusus untuk kriteria yang lain.

Cara mencegah kesalahan ini adalah dengan memberikan deskripsi yang sangat hati-hati/detil tentang definisi dari setiap kriteria yang diaplikasikan, misalnya :

Contoh: deskripsi-definisi-kriteria :

Work Knowledge = memiliki pengetahuan organisasi dan informasi yang lengkap untuk dapat menyelesaikan tugas dan pekerjaan, informasi yang dimaksud termasuk prosedur, metode, teknik dan kualifikasi.

EFEK PENILAI DAN HARAPAN TERHADAP PERSEPSI

Hal ini termasuk stereotype, favouritism, dan harapan terhadap persepsi sehingga seorang penilai membuat penilaian berdasarkan kualitas personal.

Untuk mengatasi hal ini adalah dengan meminta penilai memberi alasan atau dokumentasi pada sebuah hasil penilaian yang ekstrim.

Situasi-situasi yang Dapat Menghalangi Kesuksesan

Dalam memberikan penilaian unjuk kerja, seorang penilai yang baik diharuskan tidak terpengaruh oleh situasi yang melingkupi pegawai yang tidak dapat dicegah/dikontrol oleh si pegawai.

Beberapa penghalang yang dapat menurunkan unjuk kerja pegawai adalah :

• prosedur untuk memperoleh persetujuan terlalu lambat
• perubahan prosedur, kebijakan atau peraturan administrasi
• perubahan struktur organisasi, mengakibatkan perbedaan persepsi tentang harapan kesuksesan
• komunikasi organisasi yang tidak berjalan dengan mulus
• kerja administrasi atau sistem pelaporan berlebihan
• orang yang bertugas pada posisi kunci sering tidak hadir
• skill/bantuan dari orang atau divisi lain yang seharusnya dapat membantu kesuksesan dalam divisi/bagi si pegawai tidak terpenuhi dengan baik
• skill/bantuan dari bawahan tidak tersedia
• skill/bantuan dari atasan tidak tersedia
• kurangnya penguatan kerja
• penambahan tugas yang tidak diharapkan/terlalu banyak tugas tambahan
• kurangnya bantuan klerikal
• kurangnya bahan baku
• kondisi kerja fisik yang tidak mendukung
• kurangnya peralatan yang sesuai
• rendah kualitas bahan baku
• biaya operasional yang terlalu ketat
• beban kerja yang tidak pasti
• terlalu banyak beban kerja
• tekanan yang datang dari rekan sejawat sehingga membatasi unjuk kerja
• kondisi ekonomi yang tidak mendukung
• kurangnya pelatihan

Seringkali seorang penilai tidak cukup mempertimbangkan batas-batas yang dapat menurunkan unjuk kerja, sementara pegawai cenderung terlalu banyak menyalahkan keadaan sebagai penyebab ketidakmampuannya mencapai unjuk kerja yang diharapkan.

Penilai harus tetap membuka matanya untuk menentukan jenis langkah pengembangan/kebutuhan pelatihan yang perlu diberikan untuk membantu pegawai mengatasi masalah sehingga dapat mencapai unjuk kerja yang diharapkan. Berfokus pada langkah perbaikan akan mengh asilkan penilaian yang lebih efektif dan kedua pihak akan mudah dipengaruhi.