MENULIS LAPORAN YANG EFEKTIF

Menulis Laporan Yang Efektif (Effective Report Writing)

Tulisan ini bermaksud menyediakan informasi mengenai:

  • Persiapan laporan
  • Struktur
  • Chart/Diagram
  • Bahasa

PENGANTAR

Mengapa menulis laporan?

  • Untuk menyampaikan ide-ide
  • Untuk mengubah ide-ide
  • Untuk mendapat ide-ide dari respon
  • Untuk merekam ide-ide dan fakta-fakta

Mengapa sebuah laporan?

Sebuah laporan menyediakan:

  • Investigasi, studi & riset yang permanen, komprehensif dan koheren.
  • Informasi yang disyaratkan untuk pengambilan keputusan.

Penting untuk penulis
laporan

  • Bentuk dan kualitas dari laporan adalah merupakan indikasi kualitas pekerjaan yang dituangkan di laporan
  • Penulis akan dinilai berdasarkan kualitas hasiI tulisan

Tujuan-tujuan laporan

Maksud : Kenapa laporan ditulis?

  • Untuk memberitahu?
  • Untuk mempengaruhi?
  • Untuk merekomendasi?

Siapa yang membaca/Customer?

  • Apakah mereka seorang ahli?
  • Apakah mereka tidak mengetahui?
  • Apakah mereka pengambil keputusan?

Hasil akhir: bentuk seperti apa yang akan digunakan dalam laporan?

Kriteria keberhasilan: Apa indikasi yang akan tampak disampaikan pada Anda jika laporan dlanggap berhasil?

PERSIAPAN LAPORAN

Mengumpulkan Informasi

Panggilan telepon:

  • Katakan siapa anda dan siapa yang anda wakili
  • Katakan siapa yang meminta anda dan anda diminta untuk melakukan apa?
  • Siap untuk menjawab:
    • Apa maksud dari investigasi?
    • Informasi apakah itu, tepatnya, itu yang anda inginkan?

Wawancara:

Siapkan panduan wawancara

  • Hal penting yang anda harap bisa didapat
  • Pertanyaan terbuka untuk membuka sesuatu

Kuesioner

  • Lebih baik untuk fakta-fakta/figur daripada opini
  • Dibagi dalam beberapa sesi
    • Sesi pertama untuk informasi yang yangat penting

Grup f okus

  • Tetap pada jumlah orang yang mudah di manage (5-8)
  • Siapkan stimulus diskusi seperti yang diharapkan
  • “Gatekeep” untuk manage partisipasi yang seimbang

STRUKTUR LAPORAN

  • Struktur makro
    • Bab, rangkuman, ilustrasi, diagram dan lampiran
  • Struktur mikro
    • Paragraf, kalimat, kata dan tanda baca

Struktur makro

3 bagian secara prinsip

  • Pendahuluan dan rangkuman
  • Main Body
  • Lampiran

Pendahuluan dan rangkuman

  • Maksud dari laporan, referensi, otorisasi (siapa yang meminta laporan dan mengapa)
  • Hubungan dengan laporan yang terbaru
  • Metoda yang digunakan (contoh: bagaimana pekerjaan blsa perform)
  • Ri ngkasan
  • Rekomendasi

Isi

Isi bab/sub bab Keurutan yang logis Subjek demi subjek

Diatur sedemikianrupa untuk menampilkan:

  • Temuan atau bukti yang beralasan (situasi sekarang/fakta)
  • Analisa dari penemuan (fakta memberitahukan kita apa)
  • Kesimpulan yang diambil (akar masalah/kemungkinan solusi)
  • Rekomendasi (sistem baru/prosedur)

Menulis laporan

Prinsip
4P

  • Position
    • Gedung ini berumur 100 tahun
  • Problem
    • Ada genangan air pada saat musim hujan
  • Possibilities
    • Mengganti bagian atap yang rusak
    • Melindungi gedung
    • Menemukan gedung perkantoran yang baru
  • Proposal
    • Menyetujui kontrak penyewaan jangka panjang untuk 3 lantai dari ruang kantor yang baru

Lampiran

  • Catatan
  • Tabulasi
  • Perhitungan
  • Referensi

Penghubung untuk ‘main argument’ tetapi terlalu panjang atau terlalu teknis untuk dimasukan ke isi.

Struktur makro

2 bagian minor

  • Halaman judul
  • Daftar isi

Halaman Judul

  • Menjelaskan permasalahan yang diangkat (sedikit kata)
  • Jenis laporan: draf/sementara/final
  • Nama penulis
  • Tanggal penulisan

Daftar isi

  • Bab
  • Sub Bab

Lampiran Nomor halaman

CHART DAN DIAGRAM

Secara “non teknis” para pembaca yang tidak memahami persamaan matematika, masih dapat menginterpretasikan grafik secara benar.
Diagram bisa berbentuk 2 atau 3 dimensi

Diagram alur

  • Untuk menunjukan sifat dasar dari sistem atau proses

Graf ik atau Chart

  • Untuk menunjukan hubungan matematis atau pola statistik

TIPS BAHASA DALAM MEMBUAT REPORT

Cara cepat:

  • Hindari kata yang tidak perlu
  • Pilih kata yang familiar
  • Pilih kata yang tepat
    • Accuracy
    • Brevity
    • Clarity

Pilih

Accuracy (akurat)

  • Katakan apa yang anda maksud
  • Penggalan kalimat yang baik-mudah dimengerti
  • Ejaan yang baik
  • Gunakan kalimat aktif dibandingkan kalimat pasif
  • Gunakan istilah-istilah secara konsisten

Brevity (pendek)

  • Kata-kata yang singkat dan sederhana
  • Kalimat-kalimat yang singkat
  • Paragraf yang singkat-pada saat topik berubah

Clarity (jelas)

  • Pastikan alurnya logis
  • Mulai dengan membuat topik dan tujuan yang jelas
  • Akhiri dengan membuat apa yang akan terjadi selanjutnya dengan jelas
  • Periksa adanya kemungkinan pemahaman yang berbeda dari pembaca

Hindari

Kata-kata yang bermuatan

  • Menimbulkan prasangka pembaca (contoh: “masuk akal” “luar biasa”
  • Cliche
  • Penggunaan istilah-istilah yang berlebihan sehingga tampak membosankan (contoh: a can of worms)

Jargon

  • Gunakan hanya untuk pembaca profesional
  • Jelaskan pada saat pertama kali digunakan

Bentuk bahasa

  • Hiperbola (contoh: “tugas segunung”)
  • Metafora (contoh: “no stone unturned” as opposed to thorough research.

Pemborosan kata-kata/prase-prase

S In order to (=to)
S In view of this fact (=so)
S Or\the occasion of (=when)
S For the purpose of (=for)

Tautology

  • Mengatakan hal yang sama dua kali (contoh: “the extreme brevity of the notice given was far too short”)

Sulit diikuti

  • Kesimpulan yang tidak logis (contoh: kita mempunyai beberapa staf yang memenuhi kualifikasi untuk menangani permasalahan ini dan Mr. Pulan ditempatkan di wilayah anda
Share and Enjoy: These icons link to social bookmarking sites where readers can share and discover new web pages.
  • MisterWong
  • Y!GG
  • Webnews
  • Digg
  • del.icio.us
  • StumbleUpon
  • Reddit
  • blogmarks
  • Blogosphere News
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Squidoo
  • Technorati
  • YahooMyWeb
  • Socialogs
  • email

About the Author:

3 Comments on "MENULIS LAPORAN YANG EFEKTIF"

Trackback | Comments RSS Feed

  1. Hafis Nasution says:

    Tolong disampaikan kepada kami topic topic training yang dilakukan di perusahaan Bapak agar kami bisa mempelajarinya apakah sesuai dengan topic yang kami inginkan sebelum kami mengirim karyawan kami ke tempat yang Bapak pimpin. Demikian kami sampaikan dan kami ucapkan terimakasih. ( sebagai informasi Perusahan kami berada di Pulau Batam yang bergerak di bidang Industri Oleochemicals. )

  2. Surjo Sulaksono says:

    saya membutuhkan art menulis laporan scr lengkap. bolehkah sy dikirimi art tsb utk membantu sy dlm tugas? tx banyak. salam suryo.

  3. yudi prayitno says:

    dalam pembuatan topik diusahakan menarik…1

Post a Comment

Switch to our mobile site