MENULIS LAPORAN YANG EFEKTIF

Menulis Laporan Yang Efektif (Effective Report Writing)

Tulisan ini bermaksud menyediakan informasi mengenai:

• Persiapan laporan
• Struktur
• Chart/Diagram
• Bahasa

PENGANTAR

Mengapa menulis laporan?

• Untuk menyampaikan ide-ide
• Untuk mengubah ide-ide
• Untuk mendapat ide-ide dari respon
• Untuk merekam ide-ide dan fakta-fakta

Mengapa sebuah laporan?

Sebuah laporan menyediakan:

• Investigasi, studi & riset yang permanen, komprehensif dan koheren.
• Informasi yang disyaratkan untuk pengambilan keputusan.

Penting untuk penulis
laporan

• Bentuk dan kualitas dari laporan adalah merupakan indikasi kualitas pekerjaan yang dituangkan di laporan
• Penulis akan dinilai berdasarkan kualitas hasiI tulisan

Tujuan-tujuan laporan

Maksud : Kenapa laporan ditulis?

• Untuk memberitahu?
• Untuk mempengaruhi?
• Untuk merekomendasi?

Siapa yang membaca/Customer?

• Apakah mereka seorang ahli?
• Apakah mereka tidak mengetahui?
• Apakah mereka pengambil keputusan?

Hasil akhir: bentuk seperti apa yang akan digunakan dalam laporan?

Kriteria keberhasilan: Apa indikasi yang akan tampak disampaikan pada Anda jika laporan dlanggap berhasil?

PERSIAPAN LAPORAN

Mengumpulkan Informasi

Panggilan telepon:

• Katakan siapa anda dan siapa yang anda wakili
• Katakan siapa yang meminta anda dan anda diminta untuk melakukan apa?
• Siap untuk menjawab:
  • Apa maksud dari investigasi?
  • Informasi apakah itu, tepatnya, itu yang anda inginkan?

Wawancara:

Siapkan panduan wawancara

• Hal penting yang anda harap bisa didapat
• Pertanyaan terbuka untuk membuka sesuatu

Kuesioner

• Lebih baik untuk fakta-fakta/figur daripada opini
• Dibagi dalam beberapa sesi
  • Sesi pertama untuk informasi yang yangat penting

Grup f okus

• Tetap pada jumlah orang yang mudah di manage (5-8)
• Siapkan stimulus diskusi seperti yang diharapkan
• “Gatekeep” untuk manage partisipasi yang seimbang

STRUKTUR LAPORAN

• Struktur makro
  • Bab, rangkuman, ilustrasi, diagram dan lampiran
• Struktur mikro
  • Paragraf, kalimat, kata dan tanda baca

Struktur makro

3 bagian secara prinsip

• Pendahuluan dan rangkuman
• Main Body
• Lampiran

Pendahuluan dan rangkuman

• Maksud dari laporan, referensi, otorisasi (siapa yang meminta laporan dan mengapa)
• Hubungan dengan laporan yang terbaru
• Metoda yang digunakan (contoh: bagaimana pekerjaan blsa perform)
• Ri ngkasan
• Rekomendasi

Isi

Isi bab/sub bab Keurutan yang logis Subjek demi subjek

Diatur sedemikianrupa untuk menampilkan:

• Temuan atau bukti yang beralasan (situasi sekarang/fakta)
• Analisa dari penemuan (fakta memberitahukan kita apa)
• Kesimpulan yang diambil (akar masalah/kemungkinan solusi)
• Rekomendasi (sistem baru/prosedur)

Menulis laporan

Prinsip
4P

• Position
  • Gedung ini berumur 100 tahun
• Problem
  • Ada genangan air pada saat musim hujan
• Possibilities
  • Mengganti bagian atap yang rusak
  • Melindungi gedung
  • Menemukan gedung perkantoran yang baru
• Proposal
  • Menyetujui kontrak penyewaan jangka panjang untuk 3 lantai dari ruang kantor yang baru

Lampiran

• Catatan
• Tabulasi
• Perhitungan
• Referensi

Penghubung untuk ‘main argument’ tetapi terlalu panjang atau terlalu teknis untuk dimasukan ke isi.

Struktur makro

2 bagian minor

• Halaman judul
• Daftar isi

Halaman Judul

• Menjelaskan permasalahan yang diangkat (sedikit kata)
• Jenis laporan: draf/sementara/final
• Nama penulis
• Tanggal penulisan

Daftar isi

• Bab
• Sub Bab

Lampiran Nomor halaman

CHART DAN DIAGRAM

Secara “non teknis” para pembaca yang tidak memahami persamaan matematika, masih dapat menginterpretasikan grafik secara benar.
Diagram bisa berbentuk 2 atau 3 dimensi

Diagram alur

• Untuk menunjukan sifat dasar dari sistem atau proses

Graf ik atau Chart

• Untuk menunjukan hubungan matematis atau pola statistik

TIPS BAHASA DALAM MEMBUAT REPORT

Cara cepat:

• Hindari kata yang tidak perlu
• Pilih kata yang familiar
• Pilih kata yang tepat
  • Accuracy
  • Brevity
  • Clarity

Pilih

Accuracy (akurat)

• Katakan apa yang anda maksud
• Penggalan kalimat yang baik-mudah dimengerti
• Ejaan yang baik
• Gunakan kalimat aktif dibandingkan kalimat pasif
• Gunakan istilah-istilah secara konsisten

Brevity (pendek)

• Kata-kata yang singkat dan sederhana
• Kalimat-kalimat yang singkat
• Paragraf yang singkat-pada saat topik berubah

Clarity (jelas)

• Pastikan alurnya logis
• Mulai dengan membuat topik dan tujuan yang jelas
• Akhiri dengan membuat apa yang akan terjadi selanjutnya dengan jelas
• Periksa adanya kemungkinan pemahaman yang berbeda dari pembaca

Hindari

Kata-kata yang bermuatan

• Menimbulkan prasangka pembaca (contoh: “masuk akal” “luar biasa”
• Cliche
• Penggunaan istilah-istilah yang berlebihan sehingga tampak membosankan (contoh: a can of worms)

Jargon

• Gunakan hanya untuk pembaca profesional
• Jelaskan pada saat pertama kali digunakan

Bentuk bahasa

• Hiperbola (contoh: “tugas segunung”)
• Metafora (contoh: “no stone unturned” as opposed to thorough research.

Pemborosan kata-kata/prase-prase

S In order to	(=to)
S In view of this fact	(=so)
S Or\the occasion of	(=when)
S For the purpose of	(=for)

Tautology

• Mengatakan hal yang sama dua kali (contoh: “the extreme brevity of the notice given was far too short”)

Sulit diikuti

• Kesimpulan yang tidak logis (contoh: kita mempunyai beberapa staf yang memenuhi kualifikasi untuk menangani permasalahan ini dan Mr. Pulan ditempatkan di wilayah anda