PANDUAN MENYIAPKAN PERENCANAAN TRAINING DI TINGKAT ORGANISASI

Pendahuluan

Kata kunci untuk fokus adalah terorganisir. Perencanaan Pelatihan pada tingkat organisasi ini tidak hanya dibuat berdasarkan kebutuhan individu dalam organisasi, tetapi juga dari  tim senior  yang  merumuskan  tujuan dan sasaran organisasi. Merekalah yang akan menilai  keterampilan, pengetahuan dan sikap karyawan apakah yang harus dimiliki untuk mencapai tujuan dan sasaran tersebut.

Apa yang Harus Dipertimbangkan :

• Mulai data tujuan dan sasaran organisasi (lihat  ‘Panduan’  No 1 jika tidak memiliki tujuan dan sasaran).
• Kemudian data seluruh departemen, fungsi atau pekerjaan dalam organisasi anda, misalnya Penjualan, Manufaktur, Akuntansi, Keuangan, Gudang dll .
• Temuilah setiap kelompok secara bergiliran dan tanyakan tujuan masing-masing yang berdampak luas dan nilailah kekuatan tiap tim yang membantu mereka untuk mencapai tujuan organisasi, sebagaimana area  pengembangan yang mereka butuhkan  (Panduan Proforma terlampir).
• Setiap area yang akan ditingkatkan / dikembangkan harus menjadi bagian dari Rencana Pelatihan Organisasi.

Kelompokkan organisasi anda ke dalam tim / departemen atau area pekerjaan dan nilai  tujuan dari organisasi  tiap-tiap tim / departemen :

Departemen / Tim ………………………………

Catatan: Formulir di atas dibuatkan dan diisi untuk masing-masing departement atau fungsi kerja dalam organisasi

Apakah yang seharusnya dimasukkan dalam perencanaan training organisasi:

• Dalam rencana yang ditulis oleh tim senior ini, jenis pelatihan dan pengembangan yang akan dilakukan harus sesuai dengan tujuan dan sasaran organisasi. Anda tidak perlu memasukkan dahulu pelatihan pemeliharaan atau pelatihan pengembangan pribadi.
• Pelatihan pemeliharaan adalah yang anda butuhkan, tanpanya anda tidak akan mampu menjalankan organisasi. Pelatihan pemeliharaan biasanya dihubungkan dengan kebutuhan organisasi. Sangat mudah untuk mengidentifikasi pelatihan ini, contohnya : Pelatihan tentang Lifting & Handling, Health & Safety. Hal ini muncul dari pengamatan terhadap kinerja karyawan yang dinilai menggunakan Appraisal System (lihat ‘Panduan’ No. 4), atau menggunakan Skills Matriks / Matriks Keterampilan  (lihat ‘Panduan’ No.6) .
• Pengembangan pribadi sejalan dengan kemajuan karir.
• Penting untuk mendata  area pengembangan dahulu, karena penting untuk fokus pada gap / selisih  antara pengetahuan dan keterampilan individu dengan kinerja yang diharapkan organisasi.
• Dari area pengembangan, selanjutnya yang perlu dipertimbangkan adalah kegiatan pelatihan. Hal ini bisa dilakukan dengan cara, pembimbingan di area kerja (on the job coaching), melihat sebuah video, membaca buku ataupun menghadiri kursus pelatihan. Pada dasarnya, pilih kegiatan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi.
• Sumber daya terbesar yang kami berikan dalam pelatihan dan pengembangan adalah waktu. List yang paling bawah adalah sumber daya fisik, ruang pelatihan, buku, video, dan akhirnya sumber daya keuangan.
• Banyak organisasi percaya bahwa investasi penilaian kemampuan individu dikaitkan dengan berapa banyak uang dipakai dalam program pelatihan dan pengembangan. Hal ini tidak benar, karena standarnya bukan tentang berapa banyak uang yang dikeluarkan melainkan seberapa efektif program pelatihan dan pengembangan yang sesuai dengan tujuan organisasi. Karena itu, banyaknya uang dan waktu akan berbeda pada peluncuran produk baru atau layanan baru yang ditawarkan tahun ini. Anda harus menghabiskan banyak waktu dan uang untuk memastikan bahwa organisasi memiliki Sumber Daya Manusia dengan pengetahuan dan keterampilan yang sesuai untuk meluncurkan produk atau layanan baru. Tahun depan mungkin Anda memiliki semua kemampuan dan pengetahuan yang Anda butuhkan di dalam organisasi untuk memenuhi sasaran dan tujuan organisasi. Oleh karena itu, sumber daya yang harus dialokasikan akan menjadi lebih banyak!
• Pengukuran Kesuksesan’ dan ‘Tanggal Peninjauan’ sangat penting, karena, jika kita mengalokasikan sumber daya untuk itu, penting kita ketahui apa yang kita harapkan darinya. Tanggal Peninjauan yang harus diperiksa bisa berarti waktu yang ditetapkan untuk meninjau Perencanaan Organisasi, sebagaimana jika ada tujuan atau sasaran yang telah berubah, maka akan berimbas pula pada perencanan training.

Perencanaan Training Organisasi dan Investasi terhadap SDM

Indikator Utama

Bukti:

• Organisasi memiliki prioritas jelas yang menghubungkan  pembangunan yang orang ke tujuannya dan tujuan di organisasi, tim dan individu.The organisation has clear priorities which link the development of people to its aims and objectives at organisation, team and individual level
• Organisasi telah jelas prioritas pembangunan yang menghubungkan orang ke tujuannya dan tujuan di organisasi, tim dan individu. People clearly understand what their development activities should achieve, both for them and the organisation

Kontributor Penterjemah:

Whidha Yunis Dian. Dalam usianya masih relatif muda, Dyan mempunyai pengalaman kerja dan aktivitas yang cukup intensif di bidang human resources dan development. Dimulai pada almamaternya sendiri, Pondok Pesantren Gontor Putri dan STT STIKMA Internasional Malang, sebagai staff pengajar dan sebagai pendamping pratikum mahasiswa,  Dyan juga sering terlibat dalam berbagai proyek sebagai trainer, pembuatan modul training, sebagai training administrator, training data analyse dan panitia pelaksana pada berbagai proyek-proyek training dan pengembangan yang diadakan oleh sekolah, perguruan tinggi, instansi swasta dan pemerintah. Saat ini Dyan bekerja sebagai Staff Admin & Pengolahan Data Dept. Training & Development pada salah  satu perusahaan manufacturing di Pasuruan Jawa Timur.

.