PANDUAN TEAM BRIEFING UNTUK PEMBERI BRIEFING: MEMBERIKAN BRIEFING

MEMBERIKAN BRIEFING

6 dari 11 tulisan

Panduan untuk menyelenggarakan sebuah sesi briefing adalah sama dengan penyelenggaraan pertemuan lainnya.

Persiapan adalah hal yang vital jika Anda tahu apa yang akan Anda katakan, dan Anda dapat mengontrol kecepatan dan menyelesaikannya tepat pada waktunya.

• Ucapkan selamat datang kepada anggota team, dan ingatkan mereka tentang tujuan pertemuan ini.
• Sebutkan semua topik utama di awal pertemuan.
• Gunakan kata-kata Anda sendiri
• Dukung manajemen (hindari ungkapan seperti ‘dikatakan di sini’ atau ‘saya diminta untuk mengatakan kepada Anda’)
• Gunakan contoh untuk memberikan ilustrasi
• Jika anda tidak tahu jawabannya katakanlah dan jelaskan bahwa Anda akan mencari tahu.
• Dukung pertanyaan mengenai hal-hal yang telah dibriefing

Feedback

Salah satu bagian paling penting dari team brifing adalah kesempatan untuk bertanya.

Kritik lain yang paling sering mengenai  manajerdan supervisor adalah mereka gagal untuk menjawab pertanyaan.

Pemberi briefing tidak harus mengetahui semua jawaban, tapi penting untuk:

• Mengantisipasi pertanyaan yang mungkin muncul – bayangkan jika anda berada dalam kelompok, pertanyaan apa yang ingin anda tanyakan. Sebelum anda dibriefing biasakan untuk ‘menelusuri pekerjaan’ dan menemukan apa yang ingin diketahui oleh orang lain.
• Mencari tahu jawaban dari pertanyaan yang tidak dapat Anda jawab pada saat itu – kembali kepada orang yang bertanya dan berikan jawaba; gunakan nalar Anda untuk memutuskan apakah anggota tim lainnya dapat menunggu sampai kesempatan berikutnya untuk mendapatkan jawaban yang sama.
• Pastikan Anda  mengisi formulir feedback yang disediakan dan kirimkan kepada atasan Anda dan kepada koordiantor utama (jika ada).
• Jika ada metode ‘komunikasi ke atas’, pastikan team Anda tahu keberadaan dan cara kerjanya.

Anda mungkin menyelenggarakan pertemuan lain, ketika dibutukan kesempatan untuk diskusi, pemecahan masalah, dan konsultasi. Team briefing bukan didesain untuk menangani keluhan, bukan pula sesi disiplin. Negosiasi dan konsultasi adalah juga proses yang berbeda dan harus dijaga tetap berada di luar sesi briefing.