PANDUAN TEAM BRIEFING UNTUK PEMBERI BRIEFING: PERSIAPAN

PERSIAPAN

4 dari 11 tulisan

Persiapan yang baik adalah hal yang mendasar untuk memperoleh keuntungan maksimal dari sesi team briefing.

1. Orang harus diinformasikan dengan baik dari awal mengenai waktu dan tempat.
2. Tempat duduk harus diatur sedemikian rupa agar pemberi briefing dapat melihat semua orang dalam team.
3. Interupsi seperti panggilan telepon, dan sebagainya harus sebisa mungkin dihindari .

Briefing Inti dan Briefing Lokal

Penekanan dari briefing Anda haruslah informasi lokal – item-item yang relevan bagi team Anda. Sebagai panduan umum, informasi lokal harus menghabiskan 2/3 dari waktu yang tersedia.

Team leader juga akan diminta untuk memberikan briefing berisi beberapa informasi yang dikeluarkan oleh manajemen senior dan yang akan dikomunikasikan kepada seluruh organisasi. Ini disebut juga ‘core brief’ atau Briefing Inti. Meskipun relevansi informasi ini tidak langsung terlihat, Anda harus berusaha keras untuk menerangkan bagaimana dampak informasi tersebut kepada team Anda atau apa pentingnya bagi mereka untuk memahami informasi tersebut. Tentu saja anda harus menggunakan nalar Anda, karena beberapa akan lebih relevan dari yang lain.

1. Persiapkan briafing lokal sebelum Anda mendapat briefing
2. Diskusikan point briefing Anda dengan kolega pada saat pertemuan briefing
3. Buat catatan ketika manajer Anda memberikan briefing
4. Antisipasi pertanyaan yang mungkin muncul dan pastikan Anda mengetahui jawabannya.
5. Persiapkan catatan briefing Anda sendiri dan jika memungkinkan gabungkan antara briefing inti dan briefing lokal.

Kertas kerja

Team briefing tidak boleh menghasilkan banyak kertas, tapi catatan briefing yang dipersiapkan dengan baik, akan membantu Anda untuk menyampaikan pesan dan mengontrol sesi briefing Anda.

1. Hindari membaca kata per kata dari catatan yang Anda buat, dan usahakan untuk membatasi catatan anda pada poin kunci sehingga Anda dipaksa untuk menggunakan kat-kata Anda sendiri
2. Ketika Anda menerima briefing dari manajer Anda, ingatlah untuk mencatat juga poin-poin yang diangkat oleh kolega Anda, tidak hanya kata-kata yang disampaikan manajer Anda.
3. Simpan catatan briefing Anda dalam folder selama 6 bulan, sehingga Anda dapat melihat dan merefer kembali jika Anda memerlukannya.
4. Anda juga dapat menggunakan folder tersebut untuk catatan antara briefing, sehingga ketika tiba waktunya untuk memberi briefing lokal, beberapa informasi telah ada di dalamnya.