Peran vendor outsourcing dan perusahaan pengguna

Ada beberapa peran yang mesti dijalankan oleh perusahaan penyedia tenaga kerja  (vendor outsourcing) dan perusahaan pemakai (user) dalam kerjasama penyediaan tenaga kerja dari luar suatu perusahaan . Hal ini perlu disadari dan disepakati dari awal secara jelas, siapa mengerjakan apa. Ada yang berperan sebagai administrative expert, consultant, competency expert, culture builder dan system procedure expert. Berikut adalah penjelasan rinci tentang masing-masin peran tersebut:

Administrative expert: Tugas administrative expert adalah menyediakan pelayanan yang terbaik melalui sistem yang efektif, tepat waktu dan akurat dalam setiap proses termasuk pembayaran karyawan, pencatatan jumlah karyawan yag masuk dan keluar, jumlah karyawan yang dipergunakan dan lain – lain.

Consultant: Perusahaan vendor juga berlaku sebagai konsultan dalam hal tenaga kerja. Jadi vendor tidak boleh selalu menurut apa kemauan pengguna hanya karena dibayar oleh pengguna. Sebagai konsultan vendor justru harus memberikan saran kepada pengguna supaya hal – hal yang akan dilakukan menjadi baik. Misalnya perusahaan pengguna menginginkan karyawan outsource bekerja lebih dari delapan jam tapi tidak perlu membayar overtime. Hal ini tidak mungkin dilakukan . Karena itu perusahaan vendor perlu membicarakan masalah tersebut dengan pengguna untuk mencari solusinya. Misalnya dengan cara shift pekerja, atau dengan pengaturan waktu masuk yang lebih fleksibel. Disinilah peran vendor sebagai konsultan.

Competency expert: Untuk mengetahui kompetensi tenaga kerja yang diperlukan oleh oleh pengguna, vendor harus membicarakan hal tersebut dengan perusahaan pengguna sebab perusahaan penggunalah yang mengetahui kriteria pekerjaan yang dibutuhkan. Jika tidak ada pembicaraan yang baik antara vendor dan perusahaan pengguna maka akan timbul permasalahan kesalahpahaman. Misalnya untuk pekerjaan di call center, vendor telah mencari orang yang dinamis, tidak mudah stress dan komunikasinya bagus. Namun orang yang mempunyai kriteria seperti yang ditetapkan vendor masih ditolak oleh pengguna. Ternyata selain kriteria di atas pengguna juga menginginkan orang tersebut harus cantik dan ganteng.
Perusahaan pengguna juga harus mengemukakan hal – hal yang diinginkannya secara jelas dan detail bahkan terhadap yang sensitive sekalipun. Misalnya dia tidak menginginkan karyawan yang laki – laki Islam semua sebab kalau hari Jum’at tidak ada yang berada di kantor. Hal-hal semacam itu boleh diungkapkan kepada vendor namun sebaiknya secara lisan sehingga tidak menimbulkan masalah SARA.

Culture Builder: Vendor harus mengetahui kultur dari perusahaan pengguna. Misalnya perusahaan PMA memerlukan orang yang kritis, dinamis dan speak up namun orang seperti itu mungkin tidak cocok dengan budaya perusahaan BUMN karena bisa dianggap sombong dan arogan.

System Procedure Expert: Dalam hal ini vendor memberikan rincian – rincian hal – hal yang akan dimasukkan dalam perjanjian sehingga perselisihan dikemudian hari bisa dihindari. Banyak hal yang perlu dicantumkan dalam service agreement yang memerlukan pembahasan rinci misalnya jenis pekerjaan yang harus dilakukan, pembayaran uang makan, lembur dan lain – lain. Pembahasan hal – hal tersebut memerlukan keahlian yang mengerti masalah tersebut. Rincian tentang hal – hal tersebut tercantum dalam lampiran di perjanjian kerja bersama

Sumber asli tulisan ini dan artikel menarik lainnya tentang outsourcing dan entrepreneurship bisa juga diakses melalui: Pembagian Peran antara User dan Vendor di Outsourcing

Kontributor:

Iftida Yasar, SH, M.Si adalah alumni Fakultas Hukum UNPAD dan lulusan Magister Psikologi UI. Beliau adalah seorang entrepreneur dan konsultan SDM yang sangat dikenal dalam bidang hubungan industrial, terutama dalam bidang penempatan tenaga kerja / outsourcing, training baik klasikal / outbound, dan sebagai pengasuh di majalah bertemakan HRM

Selain sebagai Presiden Direktur di Persaels, sebuah perusahaan jasa bidang outsourcing, berbagai jabatan dalam aktivitasnya di bidang human development dipercaya pada beliau, diantaranya: Ketua Komite Tetap Penempatan Tenaga Kerja Dalam Negeri pada Kamar Dagang dan Industri, Sebagai Wakil Sekertaris Umum APINDO, dan Penasehat ABADI (Asosiasi Bisnis Alih Daya Indonesia)

Di sela-sela jabatan yang lebih bersifat formal di atas, Beliau juga banyak terlibat dalam berbagai aktivitas sosial yang menyangkut: Women issues, Labour issues, Youth issues, dan kegiatan masyarakat lainnya.